Secretarul general al Senatului este numit în funcţie de Senat, la propunerea Preşedintelui, cu avizul Biroului permanent.
Revocarea din funcţie a Secretarului general al Senatului poate fi solicitată de Preşedintele Senatului sau de cel puţin 20 de senatori.
Numirea sau revocarea se realizează în condiţiile prevăzute de Regulamentul Senatului
Art.8 .- Secretarul general al Senatului conduce întreaga activitate a serviciilor Senatului.
Art.9.- (1) Secretarul general răspunde în faţa Senatului şi a Biroului permanent de modul în care îşi îndeplineşte atribuţiile în asigurarea bunei funcţionări a serviciilor Senatului.
(2) În această calitate, Secretarul general al Senatului este abilitat să ţină legătura cu Preşedintele Senatului, cu Biroul permanent şi cu mass-media, în probleme privind activitatea Senatului.
Art.10 .- Secretarul general îndeplineşte atribuţiile stabilite prin lege, prin hotărâri ale Senatului sau ale Biroului permanent.
Art.11 .- (1) Secretarul general este ordonator principal de credite. În această calitate răspunde de respectarea dispoziţiilor legale în utilizarea creditelor bugetare şi realizarea veniturilor, de folosirea cu eficienţă a acestora, de ţinerea la zi a contabilităţii şi prezentarea la termen a dărilor de seamă contabile asupra execuţiei bugetare.
(2) De asemenea, Secretarul general ia măsuri pentru gestionarea, păstrarea şi conservarea patrimoniului Senatului, precum şi pentru asigurarea integrităţii acestui patrimoniu.
Art.12. – Secretarul general ia măsuri pentru aplicarea reglementărilor privind angajarea şi promovarea în funcţie a salariaţilor.
Art.13 .- În domeniul personalului, Secretarul general:
a) aprobă, potrivit legii, angajarea sau avansarea în funcţie, sancţionarea disciplinară şi eliberarea din funcţie a salariaţilor din serviciile Senatului;
b) numeşte şefii de departamente, cu avizul Biroului permanent;
c) numeşte salariaţii din serviciile Senatului în celelalte funcţii de conducere prevăzute în statul de funcţii, astfel cum este aprobat de Biroul permanent;
d) îndeplineşte şi alte atribuţii în acest domeniu stabilite prin lege, prin hotărâri ale Senatului sau ale Biroului permanent.
Art.14.- Pe perioada absenţei, Secretarul general poate delega prin ordin atribuţiile sale, şefilor de departamente.
Art.15 .- (1) În îndeplinirea atribuţiilor sale, Secretarul general emite ordine.
(2) Ordinele emise de Secretarul general se comunică serviciilor interesate ale Senatului şi se aplică de la data emiterii sau de la data prevăzută în cuprinsul lor.
ATRIBUŢII ŞI RĂSPUNDERI COMUNE ALE
PERSOANELOR CU FUNCŢII DE CONDUCERE DIN
STRUCTURA SERVICIILOR SENATULUI, PRECUM ŞI RELAŢIILE DE SUBORDONARE DIN CADRUL ACESTORA
Art.16 .- Şefii de departamente, directorii şi alţi salariaţi cu funcţii de conducere din serviciile Senatului au competenţe şi răspunderi, conform configuraţiei ce rezultă din structura organizatorică a serviciilor Senatului şi le revin, după caz, următoarele obligaţii:
a) organizează şi controlează realizarea în termen a activităţilor coordonate şi a sarcinilor stabilite de Secretarul general;
b) răspund de dimensionarea sarcinilor pe servicii şi elaborează pentru fiecare salariat fişa postului;
c) repartizează, spre rezolvare, lucrările şi corespondenţa care intră în atribuţiile serviciului pe care îl conduc şi dau îndrumările necesare în vederea rezolvării acestora în termenul stabilit;
d) semnează, potrivit competenţelor stabilite pe linie ierarhică, lucrările şi corespondenţa efectuate în cadrul serviciului respectiv;
e) urmăresc elaborarea în termen a studiilor, sintezelor, rapoartelor, metodologiilor şi a celorlalte lucrări ce le sunt repartizate;
f) răspund de întocmirea şi transmiterea la timp, la Departamentul pentru informatică, buget, contabilitate şi logistică a situaţiei lunare privind prezenţa la serviciu a personalului din subordine, în vederea calculării şi acordării drepturilor salariale;
g) fac, după caz, propuneri de programare a concediilor de odihnă pentru salariaţii din subordine şi urmăresc derularea concediilor conform programării aprobate de Secretarul general;
h) asigură respectarea de către salariaţii din subordine, a normelor de disciplină şi ordine din subordine, sancţionează abaterile în limita competenţelor ce le revin sau, după caz, propun secretarului general aplicarea sancţiunilor;
i) fac, după caz, propuneri privind încadrarea, promovarea, transferul sau eliberarea din funcţie a personalului din subordine;
j) răspund, după caz, de angajarea patrimonială a instituţiei prin actele ce le aprobă, în limita competenţelor acordate;
k) răspund, în faţa Secretarului general, pentru activitatea desfăşurată.
Art.17 .- În îndeplinirea atribuţiilor ce le revin, şefii de departamente pot elabora îndrumări necesare bunei desfăşurări a activităţii, aprobate de Secretarul general.
Art.18 .- Pe timpul absenţei şefilor de departamente, directorilor sau a altor angajaţi cu funcţii de conducere, şefii ierarhici direcţi vor desemna persoanele care să-i înlocuiască.
Art.19 .- Prin ordin al secretarului general se pot delega şefilor de departamente, directorilor şi celorlalţi angajaţi cu funcţii de conducere din serviciile Senatului şi alte competenţe, în limitele stabilite prin lege.
Art.20 .-(1) Relaţiile de subordonare din cadrul serviciilor Senatului reflectă transmiterea sarcinilor şi raportarea modului de realizare a acestora, pe cale ierarhică.
(2) În relaţiile de serviciu, se pot angaja numai responsabilităţi ce revin salariatului, potrivit fişei postului.
(3) Şeful ierarhic superior poate delega anumite atribuţii, în cazuri bine determinate, unor salariaţi din subordine.
(4) Salariaţii se pot adresa prin memorandum-uri interioare sau pot solicita audienţe la directori, şefi de departamente, precum şi la Secretarul general, dacă şeful ierarhic superior nu a soluţionat solicitarea acestuia.
În caz de refuz nejustificat, salariaţii se pot adresa Biroului permanent.
ATRIBUŢIILE SERVICIILOR DIN STRUCTURA
ORGANIZATORICĂ A SENATULUI
CAPITOLUL I
DIRECTORUL DE CABINET AL PREŞEDINTELUI SENATULUI ŞI GRUPUL DE CONSILIERI
Art.21.- (1) Personalul angajat la Cabinetul Preşedintelui Senatului este subordonat acestuia, fiind coordonat, numai sub aspect administrativ, de Secretarul general.
(2) Atribuţiile acestor angajaţi sunt stabilite exclusiv de Preşedintele Senatului.
CAPITOLUL II
SECRETARIATELE MEMBRILOR BIROULUI PERMANENT
Art.22.- Secretariatele membrilor Biroului permanent al Senatului sunt coordonate de Secretarul general numai sub aspect administrativ. Personalul încadrat la aceste secretariate se subordonează membrilor Biroului permanent.
Art.23.- Secretariatele membrilor Biroului permanent desfăşoară următoarele activităţi:
a) primesc şi înregistrează corespondenţa adresată membrilor Biroului permanent al Senatului;
b) primesc şi pun la dispoziţia membrilor Biroului permanent mapele de şedinţă şi celelalte documente necesare desfăşurării şedinţelor Biroului permanent al Senatului sau Birourilor reunite ale celor două Camere;
c) ţin evidenţa memoriilor şi petiţiilor adresate membrilor Biroului permanent şi formulează proiecte de răspuns, pe care le supun acestora spre analiză şi semnare;
d) asigură asistenţa de specialitate necesară îndeplinirii atribuţiilor ce revin membrilor Biroului permanent în rezolvarea lucrărilor curente;
e) asigură dactilografierea materialelor întocmite de membrii Biroului permanent şi transmiterea acestora către serviciile Senatului sau către celelalte instituţii cărora le sunt adresate;
f) asigură evidenţa publicaţiilor de specialitate şi a altor publicaţii repartizate membrilor Biroului permanent, pentru care se asigură abonamente din fondurile Senatului;
g) primesc şi însoţesc persoanele invitate de membrii Biroului permanent şi asigură protocolul necesar;
h) asigură constituirea arhivei curente, potrivit legii;
i) îndeplinesc orice alte atribuţii prevăzute de prezentul Regulament ori încredinţate de membrii Biroului permanent.
CAPITOLUL III
SERVICIUL PENTRU PRESĂ ŞI IMAGINE
Art.24.- (1) Serviciul pentru presă şi imagine se subordonează Biroului permanent al Senatului, în condiţii de echidistanţă politică, pentru a asigura, într-o concepţie unitară, sistematizată şi coerentă, servicii profesionalizate în domeniul comunicării publice şi al relaţiilor cu mass – media.
(2) Acest serviciu este coordonat, sub aspect administrativ, de către Secretarul general al Senatului.
Art.25.- Serviciul pentru presă şi imagine exercită atribuţii în domeniul comunicării publice, în domeniul informării operative a structurilor Senatului şi în domeniul monitorizării imaginii publice a Senatului şi a Preşedintelui Senatului, după cum urmează:
A. În domeniul comunicării publice
a) întocmeşte formalităţile şi monitorizează acreditarea şi participarea reprezentanţilor mass-media la activităţile Senatului şi ale structurilor sale;
b) organizează contactele membrilor Biroului permanent, ale comisiilor şi ale grupurilor parlamentare, ale tuturor membrilor Senatului, precum şi ale secretarului general, cu mass – media;
c) organizează conferinţe de presă ale membrilor Biroului permanent, ale comisiilor permanente, ale grupurilor parlamentare, ale delegaţiilor şi ale senatorilor;
d) pune la dispoziţia reprezentanţilor presei documente cu privire la procesul legislativ, asigurându-le exemplarele necesare ale proiectelor şi propunerilor legislative şi ale rapoartelor comisiilor;
e) la solicitarea Biroului permanent sau a secretarului general, realizează proiecte ale comunicatelor oficiale privind activităţile Senatului, ale structurilor sale, punându-le la dispoziţia presei după ce acestea au fost aprobate;
f) din dispoziţia Biroului permanent sau a Secretarului general, redactează răspunsuri la unele articole apărute în presă cu referire la Senat , în exercitarea dreptului la replică;
g) la solicitarea Biroului permanent sau a Secretarului general, participă la organizarea unor reuniuni internaţionale sau simpozioane naţionale cu tematică parlamentară;
h) contribuie la realizarea de emisiuni ale mass-media audio-vizuale cu tematică parlamentară, în cadrul programului aprobat de Biroul permanent;
i) editează zilnic pagina web-site a Serviciului pentru presă şi imagine, prin care se pun în circulaţie, prin mijloacele moderne ale comunicării electronice, atât pentru public cât şi pentru presă, informaţii importante din activitatea cotidiană a Senatului: agenda de lucru a Preşedintelui Senatului, a Biroului permanent, ordinea de zi a şedinţelor plenului, activitatea comisiilor permanente, evenimente interparlamentare, stenograme ale conferinţelor de presă, replici la articole apărute în mass – media etc.;
j) asigură imaginea foto a evenimentelor din activitatea Senatului şi se ocupă de organizarea arhivei foto;
k) centralizează solicitările de abonamente ale structurilor Senatului şi le prezintă spre aprobare Biroului permanent.
B. În domeniul informării operative
a) realizează periodic (sau zilnic) un buletin mass – media , urmărind o reflectare a modului în care este prezentată activitatea Senatului şi a structurilor sale în presa scrisă;
b) semnalează, în mod operativ, membrilor Biroului permanent şi Secretarului general, articolele cu tematică parlamentară apărute în presa zilei;
c) întocmeşte o evidenţă a dezbaterilor mediatice asupra unor iniţiative legislative de larg interes care urmează să intre pe agenda de lucru şi le prezintă membrilor Biroului permanent şi Secretarului general;
d) organizează şi stochează o bancă de date cuprinzând materiale din presa scrisă semnalate în buletinul mass – media.
C. În domeniul monitorizării imaginii publice a Senatului
a) realizează lunar, trimestrial şi anual, barometrul de imagine publică a Senatului , pe baza analizei efectuate asupra materialelor apărute în presa scrisă cotidiană;
b) colaborează cu instituţiile specializate în sondarea opiniei publice şi prezintă trimestrial Biroului permanent o informare privind evoluţiile şi tendinţele înregistrate în percepţia publică a instituţiei parlamentare pe baza datelor de sondaj; comandă, la dispoziţia Biroului permanent, sondaje, analize şi sinteze sociale, în funcţie de bugetul alocat;
c) în urma acestor studii, propune realizarea unor proiecte comunicaţionale, care să se înscrie într-o abordare coerentă şi sistematică a promovării imaginii Senatului.
CAPITOLUL IV
Art.26 .- Direcţia Secretariat general asigură condiţiile pentru buna desfăşurare a activităţii grupurilor parlamentare, a Biroului permanent şi a Secretariatului Secretarului general.
Art.27 .- Direcţia Secretariat general a Senatului, prin structurile sale, îndeplineşte următoarele atribuţii:
A. Serviciul pentru lucrările Biroului permanent:
a) întocmeşte, împreună cu Departamentul legislativ, proiectul ordinii de zi şi al programului de lucru al plenului Senatului, pe care-l înaintează aprobării Biroului permanent;
b) înregistrează iniţiativele legislative înaintate de Guvern sau de parlamentari, rapoartele comisiilor permanente, rapoartele comisiilor de mediere, sesizările de neconstituţionalitate formulate de senatori, moţiunile, mesajele, apelurile şi alte acte politice înaintate spre dezbatere şi adoptare Senatului sau celor două Camere;
c) înregistrează legile promulgate de Preşedintele României, hotărârile adoptate de către Parlament sau de către Senat, hotărârile Biroului permanent al Senatului sau ale birourilor permanente reunite ale celor două Camere, deciziile Preşedintelui Senatului;
d) primeşte şi înregistrează, în ordinea prezentării lor, materialele pentru şedinţele Biroului permanent al Senatului sau pentru şedinţele comune ale Birourilor permanente ale celor două Camere;
e) informează membrii Biroului permanent cu privire la data, ora şi locul şedinţei;
f) multiplică materialele necesare şedinţelor Biroului permanent al Senatului sau şedinţelor comune ale Birourilor permanente ale celor două Camere, pregăteşte mapele de şedinţă şi le difuzează la cabinetele membrilor Biroului permanent, cu cel puţin o zi înaintea desfăşurării şedinţei;
g) întocmeşte şi comunică, în mod operativ, hotărârile Biroului permanent;
h) asigură, la cerere, consultarea de către senatori a stenogramelor Biroului permanent sau a Birourilor permanente reunite;
i) întocmeşte proiectul ordinii de zi al şedinţelor Biroului permanent pe baza recomandărilor Preşedintelui Senatului;
j) întocmeşte note, informări sau documente la punctele înscrise pe ordinea de zi şi, atunci când se impune, solicită serviciilor de specialitate, prin şeful de departament, întocmirea acestora;
k) ţine evidenţa rapoartelor prezentate, potrivit legii, de către Guvern şi de către alte organe centrale, de către instituţiile sau organismele aflate sub autoritatea Parlamentului sau Senatului, precum şi a rapoartelor întocmite de comisiile speciale sau de anchetă;
l) colaborează, în vederea pregătirii şedinţelor comune ale Birourilor permanente ale celor două Camere, cu serviciile corespunzătoare din structura Camerei Deputaţilor;
m) asigură evidenţa documentelor secrete, cu respectarea dispoziţiilor legale în vigoare;
n) pregăteşte, pentru predarea la arhivă, documentele pe care le are în păstrare;
o) îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute de prezentul Regulament sau încredinţate de Secretarul general.
B. Serviciul Secretariatul Secretarului general:
a) primeşte şi înregistrează lucrările şi corespondenţa adresate Secretarului general;
b) înregistrează ordinele emise de Secretarul general al Senatului, pe care le comunică, pe baza notelor de difuzare, precum şi moţiunile, întrebările, interpelările adresate de senatori Guvernului, mesajele, declaraţiile, rezoluţiile şi alte acte politice adoptate de către Parlament sau de către Senat;
c) asigură constituirea arhivei curente, potrivit legii;
d) ţine evidenţa, pe bază de registru, a sigiliilor şi ştampilelor necesare desfăşurării activităţii Senatului;
e) exercită orice alte atribuţii date de Secretarul general.
C. Secretariatele grupurilor parlamentare:
(1) Secretariatele grupurilor parlamentare desfăşoară următoarele activităţi:
a) ţin evidenţa numerică şi nominală a membrilor grupului parlamentar;
b) asigură înregistrarea şi evidenţa corespondenţei adresate membrilor grupului parlamentar sau expediate de aceştia;
c) întocmesc, la cererea conducerii grupului parlamentar, proiectul ordinii de zi şi proiectul programului de lucru ale grupului parlamentar, în funcţie de ordinea de zi şi de programul de lucru al Senatului, asigurând difuzarea acestora membrilor grupului parlamentar;
d) consemnează concluziile reţinute în cadrul dezbaterilor grupului parlamentar, cu ocazia dezbaterilor proiectelor de lege, a propunerilor legislative sau a amendamentelor formulate la diverse iniţiative legislative, concluzii ce urmează să fie expuse de către membrii grupului parlamentar în cadrul comisiilor permanente sau la şedinţele în plen ale Senatului ori ale celor două Camere ale Parlamentului;
e) ţin evidenţa documentelor şi a publicaţiilor necesare în procesul de examinare, de către membrii grupurilor parlamentare, a iniţiativelor legislative: colecţiile de legi, hotărâri ale Guvernului, hotărârile Senatului şi ale Parlamentului, deciziile şi hotărârile Curţii Constituţionale, publicaţiile române şi străine pentru care se asigură abonamente;
f) asigură evidenţa memoriilor şi petiţiilor adresate membrilor grupului parlamentar şi formulează proiecte de răspuns, pe care le supun spre analiză şi semnare preşedintelui grupului parlamentar;
g) asigură constituirea arhivei curente, potrivit legii;
h) îndeplinesc orice alte atribuţii încredinţate de preşedintele grupului parlamentar.
(2) Secretariatele grupurilor parlamentare sunt integrate în Direcţia Secretariat general a Senatului numai sub aspect administrativ.
(3) Persoanele care îndeplinesc aceste funcţii sunt subordonate preşedinţilor grupurilor parlamentare.
D. Serviciul protocol:
a) participă la organizarea şi desfăşurarea acţiunilor parlamentare găzduite de către Senatul României, ca şi la cele organizate de către Camera Deputaţilor, după caz, în funcţie de caracterul acţiunilor respective şi în colaborare cu serviciul similar al Camerei Deputaţilor;
b) realizează activitatea tehnică legată de vizitele delegaţiilor parlamentare străine şi de reuniunile organizaţiilor parlamentare internaţionale în România;
c) organizează primirile oficiale la Senat ale unor delegaţii parlamentare străine sau ale membrilor corpului diplomatic, acreditat în România;
d) asigură formalităţile de protocol la sosirea şi plecarea delegaţiilor străine, ca şi a delegaţiilor Senatului;
e) asigură formalităţile de protocol cu prilejul unor aniversări, comemorări sau alte evenimente interne;
f) organizează activitatea tehnică legată de participarea senatorilor la manifestări culturale, sportive sau de altă natură;
g) ţine evidenţa mesajelor de felicitare la nivelul conducerii Senatului, întocmeşte listele de felicitare şi asigură transmiterea acestora;
h) colaborează cu celelalte servicii ale Senatului pentru realizarea vizitelor parlamentare în ţară şi străinătate;
i) colaborează cu Serviciul de presă şi imagine, pentru asigurarea prezenţei mass-media cu prilejul vizitelor unor delegaţii străine sau în legătură cu vizitele în străinătate ale unor delegaţii parlamentare române;
j) realizează activitatea tehnică legată de organizarea acţiunilor de protocol ale Senatului;
k) răspunde de realizarea activităţii de constituire a arhivei curente a serviciului, potrivit legii.
E. Biroul pentru relaţii cu publicul:
(1) Biroul pentru relaţii cu publicul asigură legătura dintre cetăţeni, asociaţii, diferite organizaţii şi Senat.
(2) În acest scop, Biroul pentru relaţii cu publicul are următoarele atribuţii:
a) primeşte petiţii sau alte materiale adresate Senatului;
b) ţine evidenţa petiţiilor;
c) înaintează petiţiile primite Comisiei pentru cercetarea abuzurilor şi petiţii, comisiilor Senatului sau senatorilor;
d) informează petiţionarul asupra modului de soluţionare a petiţiei;
e) acordă consultaţii juridice petiţionarilor în legătură cu procesul legislativ al Senatului sau oferă date şi informaţii cu privire la instituţia Senatului;
f) mijloceşte şi sprijină accesul solicitanţilor la conducerea serviciilor Senatului, la comisii sau la senatori, cu respectarea normelor privind accesul în Senat;
g) organizează accesul cetăţenilor români şi străini, individual sau în grup, la dezbaterile plenului sau pentru vizitarea sediului Senatului, cu respectarea normelor privind accesul în Senat şi în colaborare cu Serviciul de Protecţie şi Pază;
h) întocmeşte, periodic, informări pentru Biroul permanent al Senatului, pentru senatori sau pentru conducerea serviciilor Senatului privind numărul şi conţinutul sesizărilor, petiţiilor, modului de soluţionare a acestora, cererilor de consultaţii juridice primite, asupra prezenţei cetăţenilor la dezbaterile plenului şi asupra vizitelor organizate;
i) asigură constituirea arhivei curente a biroului, potrivit legii.
F. Biroul registratură şi arhivă:
a) primeşte şi înregistrează corespondenţa sosită pe adresa Senatului;
b) predă, pe bază de condică, corespondenţa sau documentele adresate serviciilor Senatului;
c) predă, fără a fi deschisă, corespondenţa adresată membrilor Biroului permanent, senatorilor sau Secretarului general;
d) transmite, prin poştă sau curier, corespondenţa sau documentele adresate altor instituţii;
e) asigură predarea, cu prioritate, a lucrărilor cu caracter urgent, a telegramelor sau notelor telefonice adresate senatorilor sau conducătorilor serviciilor Senatului;
f) pregăteşte arhiva curentă a biroului;
g) primeşte şi păstrează arhiva curentă a serviciilor Senatului, în conformitate cu Legea arhivelor naţionale nr.16/1996;
h) grupează, în unităţi arhivistice, documentele predate la arhivă, potrivit problematicii şi termenelor de păstrare stabilite de lege.
i) îndeplineşte orice alte atribuţii rezultate din prezentul Regulament sau repartizate de Secretarul general.
CAPITOLUL V
Art.28 .- Departamentul legislativ organizează şi asigură condiţiile pentru desfăşurarea lucrărilor plenului Senatului şi a comisiilor, coordonează şi controlează activitatea serviciilor care finalizează actele legislative în concordanţă cu normele de tehnică legislativă şi elaborează studii, sinteze, analize comparative asupra unor probleme din domeniul legislativ, furnizând informaţii, sinteze documentare şi alte materiale necesare activităţii legislative.
Art.29 .- În acest scop, Departamentul legislativ îndeplineşte următoarele atribuţii:
a) ţine evidenţa tuturor proiectelor de lege şi a propunerilor legislative, a hotărârilor adoptate de Senat şi de Parlament, a deciziilor preşedintelui Senatului, a sesizărilor de neconstituţionalitate, a moţiunilor, apelurilor, mesajelor şi a altor acte politice adoptate de Parlament, precum şi a amendamentelor formulate în scris de grupurile parlamentare, de senatori sau de Guvern;
b) urmăreşte traseul parcurs de proiectele de lege şi propunerile legislative, de la înregistrarea acestora şi până la publicarea lor în Monitorul Oficial al României, asigurând asistenţa juridică necesară pentru adoptarea, redactarea şi publicarea acestora;
c) ţine evidenţa componenţei nominale a comisiilor Senatului şi ale Parlamentului, a grupurilor parlamentare, a senatorilor şi a modificărilor intervenite în timpul exercitării mandatului şi le aduce la cunoştinţa Biroului permanent şi a serviciilor interesate;
d) furnizează date de sinteză privind activitatea legislativă pentru Biroul permanent, Secretarul general, conferinţele de presă organizate la Senat sau ori de câte ori acestea sunt solicitate;
e) proiectează şi întreţine baza de date legislative în sistem informatizat;
f) întocmeşte, împreună cu Serviciul pentru lucrările Biroului permanent, proiectul ordinii de zi şi al programului de lucru al plenului Senatului, în vederea supunerii spre aprobare Biroului permanent;
g) pregăteşte şi asigură condiţiile necesare bunei desfăşurări a lucrărilor plenului Senatului;
h) ţine evidenţa şi urmăreşte răspunsurile la întrebările şi interpelările adresate de senatori Guvernului;
i) asigură stenografierea lucrărilor plenului Senatului şi a şedinţelor comune ale celor două Camere, după caz, şi pregăteşte stenogramele în vederea publicării lor în Monitorul Oficial;
j) elaborează Buletinul informativ al Senatului;
k) asigură condiţiile necesare desfăşurării activităţii comisiilor permanente şi acordă asistenţă de specialitate pentru buna desfăşurare a lucrărilor acestora;
l) elaborează studii, sinteze şi analize comparative asupra unor probleme din domeniul legislativ, economic, social, la solicitarea Biroului permanent, a comisiilor permanente, a grupurilor parlamentare şi a Secretarului general;
m) gestionează, întreţine în utilizare curentă şi dezvoltă fondul de carte şi de alte tipuri de publicaţii ale bibliotecii Senatului;
n) transmite listele privind prezenţa senatorilor la şedinţele Senatului către Departamentul pentru informatică, buget, contabilitate şi logistică;
o) îndeplineşte orice alte sarcini încredinţate de Biroul permanent sau de Secretarul general al Senatului.
Art.30 .- Direcţia proceduri parlamentare, sinteză şi evidenţă legislativă are următoarele atribuţii:
a) primeşte proiectele de lege şi propunerile legislative, avizele şi rapoartele comisiilor permanente, precum şi alte acte şi documente, în original;
b) ţine evidenţa iniţiativelor legislative, a legilor, a hotărârilor adoptate de Senat sau de cele două Camere ale Parlamentului, a deciziilor Preşedintelui Senatului, a moţiunilor, a sesizărilor de neconstituţionalitate adresate Curţii Constituţionale, a apelurilor, mesajelor şi a altor acte politice adoptate de Parlament în sistem informatizat;
c) furnizează date de sinteză privind activitatea legislativă;
d) informează Biroul permanent cu privire la proiectele de lege şi propunerile legislative înregistrate la Senat şi face propuneri pentru sesizarea comisiilor permanente, pentru întocmirea raportului sau avizului;
e) participă la şedinţele comisiilor permanente şi acordă asistenţa de specialitate necesară întocmirii avizelor şi rapoartelor;
f) asigură informarea şi documentarea de specialitate a comisiilor;
g) întocmeşte documentarul referitor la stadiul dezbaterii şi avizării proiectelor de lege şi propunerilor legislative, în vederea elaborării lucrărilor de sinteză şi a informării Biroului permanent;
h) asigură redactarea legilor, potrivit normelor de tehnică legislativă, în raport cu voinţa legiuitorului, dactilografierea şi colaţionarea textelor legislative;
i) transmite legile adoptate, după caz, la Camera Deputaţilor, pentru dezbatere şi adoptare sau la Guvern, pentru informare;
j) întocmeşte note, sinteze şi alte lucrări de specialitate cu privire la procedura legislativă, la interpretarea legii sau a Regulamentului Senatului, la solicitarea Secretarului general sau a Biroului permanent al Senatului;
k) pregăteşte, pentru predarea la arhivă, lucrările pe care le are în păstrare.
(1) Serviciul sinteză, evidenţă şi baze de date legislative are, în principal, următoarele atribuţii:
a) elaborează, pentru Biroul permanent, lucrări de evidenţă şi sinteză a activităţii legislative: proiectele de lege înregistrate la Senat pentru informare/dezbatere, proiectul de sesizare a comisiilor, agenda comisiilor, sinteza activităţii plenului Senatului;
b) întocmeşte adresele la iniţiativele legislative pentru sesizarea comisiilor permanente competente, pentru avizul Consiliului Legislativ şi al Consiliului Economic şi Social, precum şi pentru informarea Guvernului, după caz;
c) ţine evidenţa proiectelor de lege şi a propunerilor legislative înregistrate la Senat şi urmăreşte traseul parcurs de acestea, de la înregistrare până la publicarea în Monitorul Oficial;
d) ţine evidenţa componenţei nominale a comisiilor Senatului şi ale Parlamentului, a grupurilor parlamentare, a senatorilor şi a modificărilor intervenite în timpul exercitării mandatului şi le aduce la cunoştinţa Biroului permanent şi a serviciilor interesate;
e) ţine evidenţa moţiunilor înregistrate la Senat;
f) ţine evidenţa modificărilor în legislaţie;
g) ţine evidenţa membrilor Guvernului şi a instituţiilor centrale;
h) furnizează date de sinteză privind activitatea legislativă, pentru: Buletinul informativ al Senatului, organizarea conferinţelor de presă ale Preşedintelui Senatului, precum şi ori de câte ori acestea sunt solicitate;
i) elaborează Buletinul legislativ al Senatului, la finele fiecărei sesiuni.
j) informatizează activitatea Departamentului legislativ, în colaborare cu Direcţia pentru informatizarea activităţii parlamentare; în acest scop, întreţine bazele de date legislative existente (LEGIS, COMISII, MOŢIUNI, SENATORI), proiectează/reproiectează baze de date legislative, propune achiziţionarea soluţiilor informatice cele mai potrivite specificului activităţii Departamentului legislativ;
k) face propuneri pentru îmbunătăţirea sistemului informaţional la nivelul Departamentului legislativ;
l) constituie arhiva electronică a Departamentului legislativ, utilizând soluţiile tehnice existente; propune achiziţionarea echipamentelor necesare;
m) organizează, la nivelul Departamentului legislativ, cursuri de instruire a personalului, privitoare la modul de utilizare a informaţiilor din bazele de date proiectate de acest serviciu, disponibile pe reţeaua Senatului.
(2) Serviciul pentru pregătirea, urmărirea şi evidenţa lucrărilor comisiilor are următoarele atribuţii:
a) pregăteşte lucrările pentru şedinţele de constituire a comisiilor şi a birourilor acestora;
b) primeşte proiectele de lege, propunerile legislative şi amendamentele depuse şi le transmite la comisii;
c) întocmeşte, cu acordul preşedintelui, proiectul ordinii de zi a şedinţelor şi al programului de activitate al comisiei, pe care îl difuzează membrilor comisiei;
d) participă, cu acordul biroului comisiei, la şedinţele comisiilor şi acordă asistenţa de specialitate necesară întocmirii avizelor şi rapoartelor;
e) redactează rapoartele, avizele şi alte materiale, asigurând colaţionarea şi multiplicarea acestora;
f) transmite rapoartele, avizele şi alte materiale întocmite de comisii la Biroul permanent;
g) întocmeşte documentarul referitor la stadiul dezbaterii şi avizării proiectelor de lege şi propunerilor legislative, în vederea elaborării lucrărilor de sinteză şi a informării, preşedinţilor de comisii, Biroului permanent şi Guvernului;
h) asigură lucrările tehnice cu ocazia audierii în comisii a candidaţilor propuşi a fi aleşi sau numiţi de către Parlament în diferite funcţii;
i) participă, la solicitarea preşedintelui comisiei, la realizarea unor anchete efectuate de comisie, la cererea Biroului permanent sau a plenului Senatului;
j) ţine evidenţa lucrărilor comisiei şi a publicaţiilor pentru care se asigură abonamente din bugetul Senatului;
k) răspunde de realizarea activităţii de constituire a arhivei curente atât la nivelul fiecărei comisii, cât şi la nivelul serviciului, potrivit legii;
l) îndeplineşte şi alte sarcini de specialitate impuse de activitatea curentă a comisiei sau în relaţiile cu alte comisii permanente, cu ministere şi alte organe ori instituţii publice sau private.
(3) Serviciul tehnic legislativ are următoarele atribuţii:
a) urmăreşte dezbaterea generală şi dezbaterea pe articole a proiectelor de lege şi a propunerilor legislative pe întreg procesul legislativ, asigură redactarea legii în raport cu voinţa legiuitorului şi în conformitate cu normele de tehnică legislativă;
b) asigură organizarea desfăşurării şedinţelor de mediere, cu consultarea preşedinţilor comisiilor permanente; participă la lucrările comisiilor de mediere şi redactează raportul comisiei de mediere, în conformitate cu soluţiile stabilite de aceasta;
c) urmăreşte modul de adoptare a rapoartelor comisiilor de mediere şi redactează forma finală a legii, în urma adoptării raportului de mediere în cele două Camere;
d) întocmeşte note destinate comisiilor permanente care examinează în fond proiectele de lege sau propunerile legislative cu privire la forma pe care trebuie să o îmbrace proiectul de lege ori propunerea legislativă, în virtutea exigenţelor constituţionale, de corelare cu legislaţia existentă şi de tehnică legislativă;
e) acordă asistenţă de specialitate, la solicitarea senatorilor, referitor la fundamentarea propunerilor legislative şi la redactarea din punct de vedere al tehnicii legislative a acestora;
f) întocmeşte, la cererea Biroului permanent, note privitoare la interpretarea legii sau a regulamentelor în probleme de procedură parlamentară;
g) întocmeşte note, memorandum-uri şi alte materiale cu privire la procedura legislativă;
h) colaborează cu iniţiatorul şi cu serviciile similare de la Camera Deputaţilor pentru redactarea formei finale a proiectelor de lege, în vederea promulgării, precum şi cu Monitorul Oficial, în vederea publicării sau a republicării acestora, după caz;
i) asigură secretariatul tehnic necesar procesului de validare a senatorilor;
j) pregăteşte lucrările necesare alegerii Biroului permanent al Senatului, la începutul fiecărei sesiuni, şi întocmeşte hotărârea privind componenţa acestuia, în urma votului plenului;
k) pregăteşte lucrările necesare numirilor şi alegerilor în funcţii care, potrivit legii sau Regulamentului, sunt în competenţa Senatului;
l) ţine evidenţa cererilor de ridicare a imunităţii parlamentare şi întocmeşte actele necesare supunerii spre aprobare plenului Senatului.
Biroul colaţionare acte legislative are rolul de a pregăti şi colaţiona toate actele normative şi cu caracter politic adoptate de Senat, în raport cu voinţa legiuitorului şi în conformitate cu normele de tehnică legislativă.
Astfel, Biroul colaţionare acte legislative are următoarele atribuţii:
a) redactează şi colaţionează forma adoptată de Senat a proiectelor de lege cu care este sesizat, precum şi forma finală a legii, în vederea promulgării;
b) întocmeşte şi colaţionează rapoartele cuprinzând textele aflate în mediere sau în divergenţă pentru şedinţa comună a celor două Camere ale Parlamentului;
c) organizează desfăşurarea şedinţelor de mediere şi redactează procesul-verbal al şedinţei, în conformitate cu soluţiile stabilite de comisie;
d) redactează şi colaţionează hotărârile, moţiunile, apelurile, declaraţiile şi alte acte cu caracter politic adoptate de Senat;
e) întocmeşte şi colaţionează forma pentru republicare a legii.
Art.31.- Direcţia pentru organizarea lucrărilor plenului Senatului , prin serviciile sale, are următoarele atribuţii:
a) pune la dispoziţie datele, informaţiile şi documentele necesare elaborării proiectului ordinii de zi şi al programului de lucru al plenului Senatului;
b) asigură multiplicarea şi distribuirea materialelor legislative şi a altor materiale necesare desfăşurării activităţii plenului Senatului;
c) ţine evidenţa generală a senatorilor şi asigură înregistrarea prezenţei acestora la şedinţele Senatului;
d) înregistrează şi ţine evidenţa cererilor şi a concediilor aprobate senatorilor, precum şi a absenţelor acestora la şedinţele Senatului şi întocmeşte situaţiile privind absenţele nemotivate, pe care le înaintează serviciilor interesate şi grupurilor parlamentare;
e) colaborează cu serviciile similare de la Camera Deputaţilor şi de la Guvern pentru buna desfăşurare a lucrărilor plenului Senatului şi a şedinţelor comune ale celor două Camere ale Parlamentului;
f) ţine evidenţa interpelărilor şi întrebărilor formulate de senatori şi urmăreşte răspunsurile Guvernului;
g) asigură stenografierea lucrărilor plenului Senatului şi ale şedinţelor comune ale celor două Camere ale Parlamentului şi pregăteşte stenogramele pentru publicarea lor în Monitorul Oficial;
h) asigură constituirea arhivei curente a direcţiei, potrivit legii;
i) îndeplineşte orice alte atribuţii din dispoziţia şefului de departament şi a Secretarului general.
Serviciul pentru asigurarea lucrărilor plenului Senatului are următoarele atribuţii :
a) ţine evidenţa componenţei nominale a comisiilor Senatului şi ale Parlamentului, a grupurilor parlamentare, precum şi evidenţa senatorilor pe circumscripţii electorale şi grupuri parlamentare;
b) asigură afişarea ordinii de zi, a moţiunilor, a moţiunilor de cenzură, precum şi a interpelărilor şi întrebărilor la locul stabilit;
c) pregăteşte mapa pentru preşedintele de şedinţă;
d) ia măsuri pentru asigurarea condiţiilor necesare în sala de şedinţe pentru desfăşurarea lucrărilor Senatului;
e) asigură condiţiile tehnice pentru exprimarea votului, în raport cu modalitatea de vot hotărâtă;
f) ţine evidenţa generală a senatorilor (alfabetic, pe circumscripţii electorale, pe partide şi formaţiuni politice, grupuri parlamentare etc.) şi a schimbărilor survenite pe timpul exercitării mandatului;
g) asigură înregistrarea prezenţei senatorilor la şedinţele Senatului şi informarea preşedintelui de şedinţă asupra cvorumului;
h) înregistrează şi ţine evidenţa cererilor şi a concediilor aprobate senatorilor, precum şi a absenţelor acestora de la şedinţele Senatului sau de la cele comune cu Camera Deputaţilor;
i) asigură accesul invitaţilor în sala de şedinţă;
j) asigură multiplicarea, în numărul necesar de exemplare, a proiectelor şi propunerilor legislative, a rapoartelor ce se prezintă Senatului sau Parlamentului, a propunerilor de numiri şi alegeri în funcţii, potrivit legii, pe care le distribuie senatorilor;
k) transmite în vederea multiplicării, rapoartele întocmite de comisiile Senatului şi de comisiile comune cu Camera Deputaţilor, pe care le distribuie senatorilor;
l) transmite spre multiplicare şi distribuie senatorilor şi Guvernului ordinea de zi şi programul de lucru al Senatului;
m) asigură difuzarea monitoarelor oficiale, a colecţiilor de legi, precum şi a altor materiale;
n) îndeplineşte orice alte atribuţii, din dispoziţia directorului sau a şefului de departament.
(2) Serviciul interpelări, întrebări şi stenograme are următoarele atribuţii:
a) ţine evidenţa interpelărilor şi întrebărilor în ordinea prezentării lor în şedinţele Senatului şi le transmite Guvernului;
b) urmăreşte primirea răspunsurilor la interpelările şi întrebările formulate în şedinţele Senatului, informează Biroul permanent şi asigură difuzarea acestora către senatori;
c) întocmeşte note, sinteze şi alte materiale cu privire la întrebări şi interpelări;
d) ţine evidenţa declaraţiilor politice formulate de senatori în plenul Senatului;
e) pregăteşte forma finală a stenogramelor ce se publică în Monitorul Oficial al României, asigurând din punct de vedere gramatical şi ortografic acurateţea textelor acestora şi exactitatea transcrierii lor în conformitate cu înregistrarea de pe banda magnetică;
f) transmite stenogramele plenului Senatului şi ale şedinţelor comune ale celor două Camere, spre publicare, la Monitorul Oficial;
g) redactează sumarul şedinţelor Senatului şi ale şedinţelor comune ale celor două Camere ale Parlamentului, după caz, şi îl transmite, odată cu stenogramele, la Monitorul Oficial, pentru publicare;
h) furnizează datele şi informaţiile rezultate din stenograme, necesare redactării formei finale a proiectului de lege, precum şi pentru întocmirea unor documente, sinteze, note;
i) ţine legătura cu Monitorul Oficial, în vederea publicării stenogramelor;
j) păstrează, în sistem informatizat, stenogramele şedinţelor Senatului sau ale şedinţelor comune ale Camere Deputaţilor şi Senatului, după caz;
k) asigură arhivarea, potrivit legii, a originalelor stenogramelor, interpelărilor şi a răspunsurilor la acestea, precum şi a declaraţiilor politice;
l) pune la dispoziţia senatorilor şi deputaţilor, la cerere, intervenţiile acestora din cadrul şedinţelor plenului Senatului sau a şedinţelor comune ale Camerei Deputaţilor şi Senatului, după caz;
m) îndeplineşte orice alte atribuţii din dispoziţia directorului sau a şefului de departament.
Biroul stenografi:
a) organizează şi asigură stenografierea şedinţelor prin programarea stenografilor la şedinţele plenului Senatului, ale celor două Camere ale Parlamentului, ale Biroului permanent al Senatului ale Birourilor permanente reunite, precum şi a unor comisii permanente, la cerere;
b) urmăreşte înregistrarea pe bandă magnetică şi casete, a şedinţelor şi asigură stenografierea şi verificarea transcrierii dezbaterilor din şedinţele Senatului şi ale şedinţelor comune ale celor două Camere ale Parlamentului, după caz;
c) asigură confruntarea cu banda magnetică a stenogramelor şedinţelor în plen ale Senatului şi ale şedinţelor comune ale celor două Camere ale Parlamentului;
d) asigură înregistrarea, pe dischetă, a diverselor intervenţii din cadrul şedinţelor, la solicitarea senatorilor sau a grupurilor parlamentare;
e) pune la dispoziţia deputaţilor, la cerere, intervenţiile acestora în şedinţele comune ale celor două Camere;
f) asigură, la cererea senatorilor, condiţiile necesare pentru examinarea exactităţii stenogramei cu banda magnetică, înainte de publicarea în Monitorul Oficial, şi le eliberează copii după stenograme;
g) ţine legătura cu serviciile similare din structura Camerei Deputaţilor pentru pregătirea stenografierii şedinţelor comune.
Art.32.- Direcţia informare şi documentare are următoarele atribuţii:
a) pune la dispoziţia senatorilor, a Biroului permanent şi a comisiilor permanente, a grupurilor parlamentare şi a celorlalte departamente din Senat, la cererea acestora, informaţii, sinteze documentare, lucrări de specialitate şi alte materiale necesare activităţii legislative;
b) elaborează studii, sinteze şi analize comparative asupra unor probleme din domeniul legislativ, economic, social, la solicitarea Biroului permanent, a comisiilor permanente, a grupurilor parlamentare, a şefului de departament sau a Secretarului general;
c) elaborează analize de drept comparat asupra unor probleme legislative de larg interes, la solicitarea Biroului permanent, a grupurilor parlamentare, a comisiilor permanente şi a Secretarului general;
d) gestionează materialele informative transmise la Senat de către instituţiile publice din ţară, precum şi materialele transmise de către parlamentele altor ţări şi instituţii interparlamentare internaţionale şi elaborează buletine şi sinteze tematice referitoare la aceste materiale;
e) asigură schimbul de materiale informative referitoare la activităţile legislative şi parlamentare ale Senatului cu compartimentele similare din parlamentele altor ţări;
f) elaborează proiectele planurilor anuale de schimburi reciproce de materiale informative legislative şi parlamentare;
g) traduce unele materiale documentare, în limba română, necesare activităţii parlamentare, la solicitarea Biroului permanent, a grupurilor parlamentare, a comisiilor permanente şi a Secretarului general;
h) asigură unele informaţii necesare sistemului de pagină WEB a Senatului şi predarea acestora la termenele stabilite;
i) valorifică, în beneficiul Senatului, potenţialul internaţional de informaţii legislative şi parlamentare oferit de sistemul INTERNET;
j) elaborează şi asigură materiale de prezentare a activităţii Senatului în limbi de circulaţie internaţională, în vederea schimbului de informaţii cu parlamentele altor ţări;
k) colaborează cu compartimentele de informare-documentare din parlamentele altor ţări şi din instituţiile parlamentare internaţionale, precum şi cu compartimentele şi instituţiile de informare-documentare autohtone;
l) participă la organizarea de conferinţe, seminarii, simpozioane, întâlniri interne şi internaţionale cu teme din domeniul parlamentar;
m) răspunde de realizarea activităţii de constituire a arhivei curente a direcţiei, potrivit legii;
n) îndeplineşte orice alte atribuţii din dispoziţia şefului de departament sau a Secretarului general.
Art.33.- Biblioteca:
a) gestionează, întreţine în utilizarea curentă şi dezvoltă fondul de carte şi de alte tipuri de publicaţii ale bibliotecii Senatului;
b) organizează serviciile de bibliotecă pentru buna deservire a senatorilor, a membrilor Biroului permanent, a grupurilor parlamentare, a comisiilor permanente şi a salariaţilor din serviciile Senatului;
c) elaborează şi difuzează, informatizat, buletinul bibliografic trimestrial al cărţilor intrate în bibliotecă;
d) elaborează şi difuzează, informatizat, buletinul analitic (lunar) cu articole din publicaţiile periodice referitoare la activităţile legislative şi parlamentare;
e) încarcă, actualizează şi menţine în exploatare curentă baza de date TINLIB a bibliotecii Senatului, prin prelucrarea în conţinut a cărţilor şi publicaţiilor;
f) colaborează cu biblioteca Camerei Deputaţilor, cu Biblioteca de Stat şi cu alte biblioteci din ţară, care prezintă interes pentru documentarea legislativă şi parlamentară;
g) realizează comunicaţii informatizate cu bibliotecile autohtone şi ale altor parlamente;
h) colaborează şi realizează schimbul de cărţi şi publicaţii cu bibliotecile altor parlamente.
CAPITOLUL VI
DEPARTAMENTUL PENTRU INFORMATICĂ, BUGET, CONTABILITATE ŞI LOGISTICĂ
Art.34.- (1) Departamentul pentru Informatică, Buget, Contabilitate şi Logistică organizează condiţiile şi asigură fondurile necesare pentru desfăşurarea activităţii Senatului.
(2) În acest scop, Departamentul pentru Informatică, Buget, Contabilitate şi Logistică îndeplineşte următoarele atribuţii:
a) gestionează patrimoniul Senatului;
b) elaborează bugetul Senatului şi întocmeşte execuţia bugetară anuală;
c) asigură şi răspunde pentru utilizarea raţională şi eficientă a fondurilor alocate pentru activitatea curentă şi pentru investiţii;
d) asigură informatizarea activităţii parlamentare şi logistica necesară Senatului;
e) administrează bazele de date specifice activităţilor parlamentare şi a sistemului de pagini WEB cu informaţii publice referitoare la activitatea Senatului, puse la dispoziţia utilizatorilor prin INTERNET;
f) asigură şi pregăteşte spaţiile şi dotarea necesară pentru desfăşurarea în bune condiţii a activităţii Senatului;
g) asigură desfăşurarea în bune condiţii a activităţii birourilor senatoriale, atât din punct de vedere logistic cât şi din punct de vedere financiar;
h) asigură mijloace de transport auto pentru activităţile curente din sediul central al Senatului şi de la birourile senatoriale, cât şi pentru acţiunile de protocol organizate de Senat;
i) colaborează cu alte instituţii administrative pentru realizarea unor activităţi tehnice, economice sau administrative;
j) îndeplineşte orice alte sarcini încredinţate de Secretarul general al Senatului sau de Biroul permanent.
Art.35.- Direcţia informatizarea activităţilor parlamentare are următoarele atribuţii:
a) introduce, aplică şi utilizează noile tehnologii din domeniul tehnologiei informaţiilor în sistemul informatic din Senat;
b) stabileşte politicile de securitate la nivelul reţelei de calculatoare a Senatului, a calculatoarelor de tip server şi a aplicaţiilor informatice;
c) elaborează, în colaborare cu serviciile din Senat, cerinţele informaţionale pentru optimizarea şi informatizarea activităţilor parlamentare;
d) elaborează proiecte, caiete de sarcini, sisteme de programe, programe pentru baze de date şi aplicaţii informatice parlamentare;
e) administrează bazele de date aflate în exploatare în Senat;
f) proiectează, organizează, implementează, menţine în funcţiune şi dezvoltă sistemul de pagini WEB cu informaţii publice referitoare la activitatea Senatului;
g) informatizează activităţile birourilor senatoriale şi le interconectează la reţeaua Senatului pentru asigurarea accesului la bazele de date specifice ale Senatului;
i) organizează cursuri intensive şi acordă asistenţă tehnică în însuşirea de către senatori şi personalul din serviciile Senatului a tehnicilor de lucru cu calculatorul electronic. Elaborează şi difuzează instrucţiunile tehnice pentru utilizarea produselor informatice hard şi soft.
(1) Serviciul baze de date şi aplicaţii informatice parlamentare:
a) elaborează, în colaborare cu serviciile din Senat, cerinţele informaţionale pentru optimizarea şi informatizarea activităţii parlamentare;
b) elaborează proiecte, caiete de sarcini, sisteme de programe, programe pentru baze de date şi aplicaţii informatice parlamentare;
c) organizează cursuri intensive şi acordă asistenţă tehnică în însuşirea de către senatori şi personalul din serviciile Senatului, a tehnicilor de lucru cu calculatorul electronic; elaborează şi difuzează instrucţiunile tehnice pentru utilizarea produselor informatice hard şi soft;
d) asigură perfecţionarea profesională a specialiştilor din cadrul Direcţiei pentru informatizarea activităţii parlamentare;
e) colaborează cu alte instituţii de profil pentru realizarea, într-o concepţie sistemică, a bazelor de date şi aplicaţiilor informatice legislative şi parlamentare;
f) colaborează cu serviciile din Senat pentru experimentarea, implementarea, menţinerea în exploatare şi dezvoltarea bazelor de date şi aplicaţiilor informatice din Senat;
g) proiectează, organizează, implementează, menţine în funcţiune şi dezvoltă sistemul de pagini WEB cu informaţii publice referitoare la activitatea Senatului;
h) publică în Internet/Intranet, prin intermediul serviciului WEB:
stenogramele şedinţelor plenului Senatului, Camerei Deputaţilor şi şedinţelor comune;
informaţiile despre stadiul actual şi istoricul iniţiativelor legislative din Senat;
documentele legislative asociate iniţiativelor legislative;
informaţiile privind întrebările şi interpelările formulate de senatori;
i) instalează, configurează şi administrează următoarele categorii de servere:
servere de aplicaţii
servere pentru bazele de date
servere pentru WEB
servere de fişiere
serverul pentru biblioteca TINLIB
(2) Biroul reţea Senat şi ingineri de sistem:
a) gestionează fişierul cu produse informatice din Senat, asigură întreţinerea tehnică şi dezvoltarea reţelei de microcalculatoare a Senatului;
b) realizează interconectarea birourilor senatoriale la reţeaua Senatului, pentru asigurarea accesului la bazele de date specifice ale Senatului;
c) asigură asistenţă tehnică de specialitate utilizatorilor de produse informatice din cadrul Senatului;
d) actualizează, anual, concepţia de realizare a sistemului informatic integrat al Senatului;
e) instalează, configurează şi administrează următoarele categorii de calculatoare de tip server:
Servere pentru poşta electronică
Servere de nume pentru Internet
Servere de domeniu pentru Intranet
f) instalează, configurează şi administrează echipamentele de comunicaţie din cadrul reţelei locale de calculatoare a Senatului, de tip Router, Hub, Switch;
g) administrează traseele de comunicaţie pentru Reţeaua de calculatoare a Senatului;
h) asigură perfecţionarea profesională a specialiştilor din cadrul Direcţiei pentru informatizarea activităţii parlamentare;
i) defineşte şi implementează strategiile de securitate şi protecţie pentru toate resursele din cadrul reţelei de calculatoare a Senatului.
Art.36.- Direcţia buget – finanţe şi contabilitate are, în principal, următoarele atribuţii:
a) coordonează activitatea de elaborare a proiectului bugetului de venituri şi cheltuieli al Senatului;
b) asigurară fondurile necesare pentru desfăşurarea activităţii Senatului;
c) utilizează şi gestionează mijloacele materiale şi băneşti;
d) întocmeşte execuţia bugetară prin respectarea normelor legale şi încadrarea în prevederile anuale aprobate.
(1) Serviciul buget şi contabilitate:
a) elaborează proiectul bugetului de venituri şi cheltuieli al Senatului, în colaborare cu celelalte compartimente din serviciile Senatului, potrivit planului de achiziţii, normelor de consum şi notelor de calcul şi fundamentare pentru fiecare element din structura clasificaţiei bugetare;
b) transmite Ministerului Finanţelor Publice proiectul bugetului Senatului şi urmăreşte ca acesta să fie inclus în proiectul bugetului de stat, potrivit legii;
c) întocmeşte repartizarea pe trimestre a creditelor bugetare aprobate prin lege;
d) face propuneri de virare a creditelor bugetare, în cadrul bugetului aprobat, începând cu trimestrul III şi urmăreşte ca acestea să fie vizate şi aprobate conform competenţelor legale;
e) întocmeşte documentele pentru deschiderea lunară a creditelor bugetare, depunerea acestora la Ministerul Finanţelor Publice şi urmăreşte ca sumele aprobate să ajungă la timp în conturile Senatului;
f) întocmeşte lunar monitorizarea cheltuielilor de personal;
g) determină volumul mijloacelor financiare lunare şi elaborează documentaţiile cerute de lege necesare realizării programului de investiţii aprobat;
h) elaborează şi depune la Ministerul Finanţelor Publice inventarul anual privind bunurile din domeniul public al statului;
i) execută centralizarea planului de achiziţii la nivelul instituţiei şi urmăreşte execuţia acestuia trimestrial şi anual;
j) verifică şi avizează, pentru control financiar preventiv, în faza de angajare şi de plată, toate documentele care cuprind sau din care derivă operaţiuni patrimoniale privind modul de constituire, administrare şi utilizare a fondurilor prevăzute în bugetul Senatului, evoluţia şi modul de administrare a patrimoniului, utilizarea şi gospodărirea mijloacelor materiale şi băneşti, cele din care derivă drepturi şi obligaţii faţă de persoanele juridice şi fizice, precum şi instrumentele de plată întocmite ca urmare a efectuării operaţiunilor respective;
k) întocmeşte note contabile pentru înregistrarea în conturile contabile a operaţiunilor bugetare efectuate;
l) întocmeşte balanţe de verificare sintetice şi analitice pentru operaţiunile bugetare reflectate în contabilitate;
m) organizează şi ţine evidenţa patrimoniului, potrivit legii;
n) urmăreşte reflectarea în contabilitate a debitelor create şi provenite din drepturi de personal, cheltuieli materiale şi servicii, precum şi lichidarea acestora;
o) analizează şi întocmeşte raportul de gestiune trimestrial şi anual şi îl supune examinării şi aprobării, potrivit reglementărilor legale;
p) elaborează ordine de inventariere, numirea comisiilor şi realizarea efectivă a acestora, primeşte listele de inventariere privind integritatea patrimoniului, stabileşte diferenţele faţă de situaţia scriptică şi întocmeşte raportul de gestiune a patrimoniului;
r) gestionează arhiva contabilă şi răspunde de păstrarea, conform legii, a documentelor contabile;
s) răspunde de aplicarea normelor legale privind finanţele publice, de conducerea contabilităţii şi a controlului financiar preventiv;
t) întocmeşte şi predă arhiva serviciului, potrivit legii.
(2) Serviciul salarizare:
a) aplică prevederile legale cu privire la sistemul de salarizare şi răspunde de respectarea acestora;
b) fundamentează cheltuielile de personal în vederea elaborării bugetului de cheltuieli al Senatului şi răspunde de respectarea defalcării pe destinaţii a fondului de salarii aprobat;
c) întocmeşte statele de plată pentru:
– indemnizaţiile senatorilor;
– diurna de deplasare la lucrările Parlamentului;
– decontarea carburanţilor în cazul deplasării senatorilor cu maşina proprietate personală la Parlament (dus-întors);
– decontarea cazării particulare în cazul senatorilor care nu au domiciliul în municipiul Bucureşti;
d) întocmeşte statele de plată privind drepturile salariale ale personalului din serviciile Senatului şi de la birourile senatoriale, calculează drepturile de concedii medicale, concedii de odihnă, compensarea în bani a concediilor neefectuate, ore suplimentare şi de noapte;
e) întocmeşte state de plată pentru colaboratorii externi;
f) calculează deconturile de deplasare în teritoriu ale senatorilor şi ale personalului birourilor senatoriale;
g) întocmeşte centralizatorul statelor de salarii, calculează obligaţiile Senatului faţă de bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, fondul de sănătate, fondul de şomaj şi emite ordinele de plată pentru aceste obligaţii;
h) întocmeşte situaţiile privind plata drepturilor salariale către Trezoreria Statului, precum şi planificarea lunară a cheltuielilor de personal;
i) întocmeşte fişele individuale de evidenţă a salariilor;
j) calculează şi propune repartizarea fondului de premiere trimestrial şi premiul anual în funcţie de bugetul aprobat;
k) stabileşte coeficienţii de deducere suplimentară în funcţie de datele înscrise în fişa fiscală a fiecărui salariat;
l) elaborează fişele fiscale FF1 pentru veniturile din salarii la funcţia de bază şi FF2 pentru alte venituri decât cele de la funcţia de bază, pentru întreg personalul Senatului şi pentru colaboratorii externi;
m) efectuează regularizarea anuală a impozitului pe salarii conform legii;
n) transmite lunar Declaraţia privind evidenţa nominală a asiguraţilor şi obligaţiilor de plată către bugetul asigurărilor sociale de stat ;
o) întocmeşte dări de seamă statistice privind cheltuielile de personal şi declaraţia privind obligaţiile de plată la Fondul de asigurări de sănătate;
p) întocmeşte şi predă arhiva serviciului, potrivit legii.
(3) Serviciul trezorerie şi plan valutar:
a) participă la fundamentarea proiectului bugetului de cheltuieli al Senatului împreună cu Serviciul buget şi contabilitate;
b) urmăreşte operativ, în fiecare zi, repartizarea cheltuielilor efective pe capitole şi articole bugetare în vederea încadrării în deschiderile de credite;
c) întocmeşte planul valutar pe destinaţii de folosire a acestuia împreună cu celelalte servicii ale Senatului;
d) elaborează devizele estimative de cheltuieli – aferente acţiunilor de relaţii externe, pe baza normativelor în vigoare şi a notelor de fundamentare elaborate de Direcţia relaţii parlamentare externe şi le supune aprobării Biroului permanent al Senatului;
e) efectuează, după caz, corectarea devizelor estimative de cheltuieli prevăzute la lit.d), înainte sau după aprobarea Biroului permanent al Senatului pe baza referatelor explicative elaborate de Direcţia relaţii parlamentare externe; devizul corectat şi referatul explicativ sunt supuse aprobării Biroului permanent;
f) asigură rezervarea locurilor pentru transportul în trafic internaţional şi propune compania de transport şi ruta de transport cea mai avantajoasă, în colaborare cu Direcţia de relaţii parlamentare externe;
g) achiziţionează biletele de avion sau tren pe rute externe;
h) predă diurnele în valută şi biletele de transport conform devizului aprobat individual fiecărei persoane care se deplasează în străinătate sau gestionarului de fonduri împuternicit prin referat (memorandum);
i) primeşte şi verifică decontul de cheltuieli, îl supune aprobării şi îl înregistrează în evidenţa contabilă;
j) urmăreşte operativ, pe număr de zile pe fiecare senator şi angajat al Senatului, toate cheltuielile efective în valută cu corespondenţa în lei pentru deplasările externe;
k) gestionează documentele aprobate şi le arhivează, împreună cu decontul de cheltuieli şi anexele acestuia;
l) întocmeşte devizele interne şi le supune aprobării, pentru vizitele unor delegaţii parlamentare străine care efectuează vizite în România, precum şi cu ocazia vizitelor unor oaspeţi străini la Senat;
m) ţine evidenţa operativă a acestor devize şi verifică respectarea baremurilor de cheltuieli;
n) întocmeşte ordinele de plată aferente plăţilor Senatului, obţine viza de control financiar preventiv, şi le înaintează, împreună cu borderoul aferent, la Direcţia de trezorerie şi contabilitate publică a municipiului Bucureşti;
o) verifică şi avizează documentaţiile privind cheltuielile de transport, diurnă şi cazare în teritoriu ale personalului angajat al Senatului;
p) aplică şi încasează penalizările stabilite prin lege;
r) întocmeşte documentele necesare ordonanţării plăţilor din buget în lei şi valută;
s) întocmeşte documentele necesare pentru ridicarea şi depunerea numerarului de la bancă, pentru procurarea şi ridicarea valutei pentru deplasările externe;
ş) ţine evidenţa plăţilor de casă, pe baza notelor contabile de bancă şi casă, pe măsura efectuării acestora;
t) asigură zilnic, prin casierie, drepturile în numerar cuvenite senatorilor şi personalului Senatului, precum şi valuta necesară, după caz; încasează orice venituri cuvenite bugetului;
ţ) întocmeşte documentele şi urmăreşte plata cotizaţiilor la organizaţiile internaţionale la care este afiliat Parlamentul României;
u) colaborează cu Banca Naţională a României, Ministerul Finanţelor Publice, Banca Comercială Română şi Direcţia de trezorerie şi contabilitate publică a municipiului Bucureşti;
v) organizează şi ţine evidenţele operative şi financiare specifice serviciului;
w) întocmeşte şi predă arhiva serviciului, în condiţiile legii.
Art.37.- Direcţia tehnică – administrativă, prin serviciile sale, îndeplineşte următoarele atribuţii:
a) asigură şi pregăteşte spaţiile necesare pentru desfăşurarea în bune condiţii a activităţii Senatului;
b) întocmeşte, împreună cu celelalte direcţii, planul fizic şi valoric privind dotarea cu bunuri necesare activităţii Senatului şi se preocupă de achiziţionarea acestora;
c) organizează activitatea de aprovizionare cu materiale şi stabileşte măsuri pentru depozitarea şi distribuirea acestora, conform normelor şi nevoilor de consum;
d) propune, în bugetele anuale ale Senatului, fondurile necesare pentru aprovizionarea cu utilaje, piese şi materiale necesare funcţionării acestora;
e) asigură şi răspunde de buna funcţionare a aparaturii şi instalaţiilor din dotarea Senatului, prin încheierea de contracte de service, contracte de lucrări şi altele asemenea;
f) verifică şi avizează situaţiile de plată şi facturile emise pentru achitarea lucrărilor şi prestaţiilor;
g) avizează, în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii, efectuarea operaţiunilor patrimoniale, reieşite din activitatea direcţiei;
h) stabileşte măsurile pentru dotarea şi instalarea telefoanelor obişnuite, speciale şi mobile, verifică şi avizează notele de plată;
i) asigură funcţionarea în bune condiţii a tuturor instalaţiilor din sediul Senatului, prin executarea tuturor lucrărilor de întreţinere tehnică, cu personal propriu sau prin alte unităţi;
j) stabileşte măsurile necesare pentru păstrarea şi conservarea obiectelor de inventar şi repararea acestora;
k) organizează evidenţa bunurilor de inventar, conform registrului de inventariere, le repartizează conform aprobărilor şi urmăreşte folosirea acestora în bune condiţii;
l) participă la efectuarea inventarierii bunurilor din gestiunea Senatului; face propuneri pentru declasarea şi casarea bunurilor uzate fizic sau moral şi înlocuirea acestora;
m) asigură înregistrarea pe suport magnetic a lucrărilor şedinţelor în plen, ale comisiilor de specialitate şi a altor acţiuni organizate de Senat;
n) păstrează documentaţia clădirii în care îşi desfăşoară activitatea Senatul, precum şi toate documentele privind modul de repartizare şi utilizare a spaţiilor din dotarea acestuia;
o) răspunde de realizarea activităţii de constituire a arhivei curente a direcţiei, potrivit legii.
(1) Serviciul tehnic îndeplineşte următoarele atribuţii:
a) asigură buna funcţionare a aparaturii din dotarea Senatului prin acţiuni proprii şi în colaborare cu unităţi specializate, prin încheierea de contracte de lucrări;
b) întocmeşte grafice şi planuri de revizii tehnice periodice pentru aparatura din dotarea Senatului;
c) participă la elaborarea planurilor anuale de aprovizionare, cu propuneri pentru contracte de servicii, reparaţii, execuţie de lucrări, piese de schimb şi consumabile pentru aparatura din dotarea Senatului;
d) asigură derularea, conform prevederilor, a contractelor de lucrări referitoare la aparatura şi instalaţiile tehnice din dotarea Senatului;
e) face propuneri pentru planul fizic şi valoric privind dotarea cu bunuri necesare activităţii Senatului;
f) face propuneri privind comisiile pentru achiziţia de bunuri şi servicii din domeniul propriu de activitate şi asigură desfăşurarea corespunzătoare a acesteia potrivit normelor legale;
g) organizează evidenţa şi arhivarea documentelor referitoare la achiziţia de bunuri şi servicii ;
h) colaborează cu Serviciul administrativ la depozitarea, distribuirea, inventarierea şi ţinerea evidenţei echipamentelor tehnice din dotarea Senatului;
i) asigură funcţionarea corespunzătoare a echipamentelor electronice de la sala Omnia (sonorizare, înregistrare audio, sistem video, sistem de vot);
j) asigură dotarea sălilor de conferinţe cu echipamentele necesare (sonorizare, înregistrare audio, traducere simultană);
k) organizează şi asigură desfăşurarea activităţilor de multiplicare şi legătorie.
Atelierul electronică, sonorizare, acustică şi înregistrare:
a) asigură înregistrarea audio a lucrărilor în plen ale Senatului şi ale comisiilor de specialitate;
b) asigură sonorizarea sălilor de conferinţe şi înregistrarea audio a activităţilor desfăşurate;
c) asigură verificarea, întreţinerea şi repararea sistemului electronic de votare de la sala Omnia;
d) asigură verificarea, întreţinerea şi repararea aparaturii audio/video;
e) asigură întreţinerea echipamentelor de sonorizare şi de conferinţe.
Atelierul multiplicare şi legătorie :
a) asigură buna funcţionare a echipamentelor de multiplicat din dotarea Senatului prin acţiuni proprii şi în colaborare cu unităţi specializate;
b) asigură multiplicarea materialelor legislative şi a altor materiale necesare desfăşurării lucrărilor în plen ale Senatului;
c) asigură multiplicarea materialelor legislative pentru reprezentanţii presei acreditaţi să participe la şedinţele Senatului;
d) asigură multiplicarea materialelor, de mare volum, necesare şedinţelor Biroului permanent;
e) asigură multiplicarea rapoartelor întocmite de comisiile de specialitate ale Senatului şi de comisiile de mediere pentru a fi distribuite la senatori;
f) asigură buna desfăşurare a activităţilor de legare, broşare şi capsare;
g) asigură legarea tuturor documentelor, care urmează a fi arhivate.
(2) Serviciul administrativ:
a) asigură pregătirea sălilor, saloanelor şi cabinetelor pentru desfăşurarea în bune condiţii a activităţilor de primire a delegaţiilor şi personalităţilor de către Biroul permanent şi de către comisiile Senatului;
b) asigură desfăşurarea activităţii de curăţenie, potrivit necesităţilor Senatului;
c) ţine evidenţa bunurilor din inventar şi le repartizează conform aprobărilor;
d) participă la efectuarea inventarierilor de bunuri şi face propuneri pentru declasarea şi casarea mijloacelor fixe sau obiectelor de inventar;
e) întocmeşte programe pentru executarea unor lucrări de reparaţii la construcţii şi instalaţii şi transmite comenzi pentru elaborări de documentaţii, în acest sens;
f) verifică şi propune, spre aprobare, situaţiile de lucrări şi confirmă dacă documentele de plată sunt conforme cu lucrările executate;
g) urmăreşte buna funcţionare a echipamentelor şi instalaţiilor ce fac obiectul contractului cu SAIPSAP şi intervine ori de câte ori este nevoie pentru ca acesta să-şi îndeplinească la timp toate obligaţiile contractuale;
h) asigură cazarea senatorilor care nu au domiciliul în Bucureşti, prin convenţii cu unităţi hoteliere din Capitală;
i) urmăreşte modul de gestionare a bunurilor şi stabileşte măsuri pentru păstrarea în bune condiţii a tuturor bunurilor din inventarul Senatului;
j) întocmeşte liste cu necesarul de materiale şi piese de schimb pentru desfăşurarea activităţii tehnice de întreţinere;
k) face propuneri pentru aprovizionarea cu materiale necesare activităţii administrative şi repartizarea acestora, conform normelor de consum;
l) întocmeşte grafice pentru executarea unor lucrări de reparaţie ale clădirii şi instalaţiilor aferente;
m) instruieşte şi îndrumă personalul tehnic şi administrativ pe linia protecţiei muncii şi prevenirii incendiilor, întocmeşte planul de măsuri privind dotarea cu mijloace PSI şi respectarea normelor în acest domeniu, păstrează în permanenţă legătura cu instituţiile statului din aceste domenii, participând la instructajele şi controalele periodice organizate de acestea;
n) întocmeşte necesarul de materiale de curăţenie pe baza normelor de consum;
o) stabileşte măsuri pentru colectarea şi evacuarea gunoaielor;
p) organizează şi urmăreşte recuperarea maculaturii şi predarea ei la unităţile colectoare;
r) asigură buna funcţionare a bufetelor din sediul Senatului şi a restaurantului;
s) asigură actualizarea şi publicarea periodică a agendei de telefoane a Senatului, împreună cu Direcţia resurse umane şi paşapoarte;
ş) urmăreşte încheierea convenţiilor cu Societatea de transport călători pe căile ferate şi TAROM referitoare la transportul intern al senatorilor, precum şi modul de decontare a cheltuielilor de transport;
t) răspunde de realizarea activităţii de constituire a arhivei curente a serviciului, potrivit legii.
(3) Serviciul aprovizionare:
a) întocmeşte planul de aprovizionare cu bunuri şi materiale necesare desfăşurării activităţii Senatului, pe baza solicitărilor de la departamente, direcţii şi servicii;
b) întocmeşte dosare de achiziţie şi emite comenzi pentru îndeplinirea planului de aprovizionare;
c) testează piaţa în vederea selectării celor mai convenabili furnizori;
d) asigură aprovizionarea cu piese de schimb electrice şi mecanice, conform planurilor aprobate;
e) asigură achiziţionarea, la cerere, a unor articole de protocol;
f) asigură depozitarea şi păstrarea în condiţii corespunzătoare a bunurilor achiziţionate;
g) ţine evidenţa stocurilor depozitate;
h) distribuie către departamente, direcţii şi servicii, bunuri, în conformitate cu aprobările şi normele de consum existente;
i) colaborează cu celelalte servicii din Direcţia tehnică-administrativă la inventarierea bunurilor din dotarea Senatului;
j) asigură comenzi pentru tipărituri (agende, calendare, cărţi de vizită, invitaţii) şi plata acestora, conform normelor în vigoare;
k) asigură publicarea în presă a anunţurilor elaborate de Direcţia resurse umane şi paşapoarte, precum şi plata acestora;
l) întocmeşte şi predă arhiva serviciului.
Art.38.- Direcţia birouri senatoriale are următoarele atribuţii:
• elaborează baremurile de cheltuieli şi normele de consum, în funcţie de sumele alocate pe articole bugetare, le supune spre aprobare Biroului permanent al Senatului şi le comunică birourilor senatoriale;
• elaborează metodologia de decontare a cheltuielilor birourilor senatoriale şi normele de utilizare a autoturismelor, conform prevederilor legale;
• stabileşte necesarul de obiecte de inventar şi mijloace fixe pentru birourile senatoriale şi prevede în buget sumele necesare achiziţionării acestora;
• normează şi organizează evidenţa parcului auto al birourilor senatoriale; urmăreşte modul de întreţinere, exploatare şi reparare a acestora, precum şi realizarea clauzelor prevăzute în contractele de asigurare;
• asigură necesarul lunar de carburanţi, avizează modul de justificare a acestora, urmăreşte încadrarea în normele de consum şi răspunde de depunerea la termen a situaţiilor lunare la serviciul buget şi contabilitate, pentru înregistrarea acestora în evidenţele contabile ale Senatului;
• participă la întocmirea proiectului de buget al Senatului – partea referitoare la cheltuielile birourilor senatoriale;
• întocmeşte şi răspunde pentru ţinerea la zi a evidenţei primare pentru acordarea de avansuri băneşti şi întocmirea deconturilor de cheltuieli pentru birourile senatoriale;
• urmăreşte întocmirea contractelor de închiriere şi prestări servicii pentru birouri senatoriale şi răspunde de realizarea clauzelor;
• întocmeşte şi actualizează permanent listele cu adresele şi telefoanele birourilor senatoriale;
• testează şi instruieşte şoferii în momentul angajării;
• organizează, periodic, inventarierea bunurilor din dotarea birourilor senatoriale, stabileşte modul de preluare a bunurilor la sfârşit de mandat şi distribuirea lor noilor senatori;
• transmite în teritoriu toate hotărârile care reglementează activitatea birourilor senatoriale;
• asigură legătura între Senat şi alte instituţii (primării, prefecturi, societăţi de asigurare, Romtelecom, reţeaua de service auto) implicate în desfăşurarea activităţii birourilor senatoriale;
• avizează, în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii efectuarea operaţiunilor patrimoniale reieşite din activitatea direcţiei;
• răspunde de constituirea arhivei curente a direcţiei, potrivit legii.
Art.39.- Direcţia transporturi , prin serviciile sale, are următoarele atribuţii:
a) asigură necesităţile de transport cu autovehicule ale membrilor Biroului permanent, senatorilor din comisiile Senatului, din grupurile parlamentare, precum şi ale personalului din serviciile Senatului;
b) asigură mijloacele de transport adecvate pentru acţiunile de protocol şi vizitele parlamentare, ce se realizează la nivelul Senatului;
c) asigură întocmirea evidenţei specifice a parcului auto propriu al Senatului;
d) menţine legătura cu Ministerul Lucrărilor Publice, Transporturilor şi Locuinţei, precum şi cu alte instituţii abilitate, pentru aplicarea tuturor normelor legale apărute în activitatea de transporturi auto;
e) informează operativ conducerea departamentului asupra greutăţilor sau lipsurilor întâmpinate şi face propuneri pentru remedierea lor;
f) întocmeşte planul de dotare pentru completarea parcului auto şi urmăreşte realizarea lui;
g) avizează, în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii, efectuarea operaţiunilor patrimoniale reieşite din activitatea direcţiei;
h) urmăreşte realizarea clauzelor din contractele de asigurări auto pentru autovehiculele din parcul Senatului.
(1) Serviciul întreţinere şi reparaţii parc auto:
a) îndrumă şi coordonează activitatea de întreţinere şi reparaţii a parcului auto;
b) întocmeşte necesarul de lubrifianţi, piese de schimb şi materiale necesare întreţinerii şi reparării parcului auto din dotarea Senatului;
c) urmăreşte întocmirea fişelor de instructaj pentru protecţia muncii la personalul direcţiei şi verifică eficienţa instructajelor efectuate;
d) ia măsuri pentru dotarea garajului şi atelierelor cu materiale specifice pentru prevenirea şi stingerea incendiilor;
e) urmăreşte, lunar încadrarea autovehiculelor în normele specifice de consum de materiale şi piese auto , luând măsuri pentru recuperarea prejudiciului în cazul depăşirii nejustificate a acestora;
f) întocmeşte planul de măsuri cu privire la pregătirea autovehiculelor pentru sezonul de iarnă şi urmăreşte aplicarea lui;
g) întocmeşte graficul de revizii tehnice şi urmăreşte modul în care se desfăşoară controlul periodic al stării tehnice a autovehiculelor;
h) întocmeşte şi predă arhiva serviciului, potrivit legii.
(2) Serviciul dispecerat şi exploatare:
a) coordonează activitatea de exploatare a parcului auto;
b) repartizează şoferii pe autovehicule şi asigură acoperirea tuturor locurilor de muncă fixe cu mijloace de transport;
c) face instruirea şoferilor la angajare, privitor la condiţiile de muncă şi sarcinile ce le au de îndeplinit;
d) ţine evidenţa încadrării autovehiculelor în cotele de carburanţi aprobate prin normativ de către Biroul permanent;
e) întocmeşte lunar necesarul de carburanţi pentru parcul auto;
f) efectuează probele de consum pentru tipurile noi de autovehiculele intrate în parc, împreună cu comisia stabilită;
g) ia măsuri pentru respectarea normelor de disciplină la locurile de muncă şi face propuneri de sancţionare în caz de nerespectare;
h) urmăreşte lunar încadrarea autovehiculelor în normele specifice de consum de carburanţi şi ia măsuri pentru recuperarea prejudiciului;
i) întocmeşte pontajul şi situaţia orelor suplimentare efectuate de personalul direcţiei;
j) urmăreşte ca predarea – primirea autovehiculelor să se efectueze pe bază de inventar şi proces-verbal;
k) coordonează activitatea dispeceratului auto;
l) pregăteşte şi predă arhiva curentă a serviciului, potrivit legii.
CAPITOLUL VII
DIRECŢIA RELAŢII
Art.40 .- (1) Direcţia relaţii parlamentare externe a Senatului asigură condiţiile necesare şi participă, în limitele competenţelor sale, la pregătirea şi realizarea acţiunilor prevăzute în Programul anual al activităţilor de relaţii externe ale Parlamentului României. În acest scop, colaborează cu Direcţia generală pentru relaţii externe a Camerei Deputaţilor, Cancelaria Preşedinţiei României, Secretariatul General al Guvernului şi Ministerul Afacerilor Externe, precum şi cu alte instituţii centrale implicate în activităţile de relaţii externe ale Senatului.
(2) Direcţia elaborează pentru fiecare acţiune de relaţii externe, inclusiv pentru acţiunile iniţiate la nivelul comisiilor permanente, grupurilor de prietenie, delegaţiilor permanente la organizaţiile parlamentare internaţionale etc., Nota de fundamentare pe care o supune aprobării Biroului permanent al Senatului, împreună cu avizul Comisiei pentru politică externă şi devizul estimativ de cheltuieli aferente (elaborat de către Serviciul trezorerie şi plan valutar, pe baza datelor concrete furnizate de direcţie: componenţa delegaţiei, perioada, varianta de transport etc.)
(3) Pentru realizarea sarcinilor sale, Direcţia întreţine relaţii funcţionale cu celelalte servicii ale Senatului.
(1) Serviciul pentru organizaţii parlamentare internaţionale are următoarele atribuţii:
a) urmăreşte evoluţia relaţiilor cu organismele multilaterale la care participă delegaţii parlamentare române; asigură contactele, face propuneri de cooperare în diverse domenii, pregăteşte vizitele în ţară ale unor delegaţii şi misiuni ale acestor organisme;
b) elaborează documentele – mandate, note, proiecte de intervenţii – necesare delegaţiilor parlamentare participante la acţiunile organismelor parlamentare respective – adunări generale, sesiuni plenare, reuniuni ale comisiilor;
c) elaborează materiale, teze de intervenţii pentru delegaţii parlamentare care participă la alte reuniuni ale organismelor internaţionale-parlamentare sau neparlamentare-colocvii, seminarii, mese rotunde;
d) asigură organizarea în ţară a unor reuniuni ale organismelor parlamentare internaţionale;
e) elaborează studii, analize, rapoarte privind activitatea acestor organisme parlamentare;
f) ţine legătura cu Ministerul Afacerilor Externe, Secretariatul General al Guvernului şi Cancelaria Preşedinţiei pentru asigurarea convergenţei acţiunilor de politică externă a ţării noastre în relaţiile cu organismele multilaterale;
g) realizează documentarea necesară îndeplinirii atribuţiilor specifice;
h) asigură traducerea materialelor necesare îndeplinirii acestor atribuţii;
i) pregăteşte şi predă arhiva curentă a serviciului, potrivit legii.
(2) Serviciul relaţii bilaterale externe are următoarele atribuţii:
a) urmăreşte evoluţia relaţiilor cu parlamentele ţărilor din fiecare spaţiu geografic, în contextul ansamblului relaţiilor bi – şi multilaterale cu ţara respectivă; elaborează analize privind stadiul relaţiilor bilaterale şi, pe această bază, înaintează propuneri vizând extinderea şi diversificarea lor;
b) asigură perfectarea şi realizarea acţiunilor de relaţii bilaterale prevăzute în programul de activităţi externe al Parlamentului, ca şi a altor acţiuni iniţiate în afara programului;
c) pregăteşte materialele necesare pentru delegaţiile parlamentare române care efectuează vizite în străinătate, ca şi pentru delegaţiile străine care vizitează România: mandate, sinteze, punctaje pentru discuţii documentare; asigură perfectarea acţiunilor din programele vizitelor şi însoţirea delegaţiilor; întocmeşte rapoarte finale după încheierea vizitelor;
d) elaborează studii, analize, proiecte de declaraţii sau luări de poziţii, pe probleme concrete ale relaţiilor parlamentare bilaterale cu state ale zonei;
e) colaborează cu Ministerul Afacerilor Externe, Secretariatul General al Guvernului, Cancelaria Preşedinţiei, la realizarea în bune condiţii a acţiunilor bilaterale, ca şi pentru asigurarea convergenţei şi a eficienţei acestora;
f) colaborează cu Grupul Român al Uniunii Interparlamentare la realizarea acţiunilor pe linia grupurilor parlamentare de prietenie cu ţările fiecărui spaţiu geografic;
g) colaborează cu Serviciul analiză şi sinteză la perfectarea şi realizarea acţiunilor bilaterale aflate în programul de lucru al Comisiei pentru politică externă a Senatului;
h) colaborează cu experţii comisiilor permanente ale Senatului la perfectarea şi realizarea acţiunilor bilaterale pe linia acestora;
i) realizează documentarea necesară îndeplinirii atribuţiilor specifice;
j) asigură traducerea materialelor necesare îndeplinirii atribuţiilor direcţiei;
k) pregăteşte şi predă arhiva curentă a serviciului, potrivit legii.
(3) Serviciul analiză şi sinteză are următoarele atribuţii:
a) elaborează materiale de analiză, sinteză şi documentare privind probleme interne şi internaţionale aflate în atenţia Comisiei pentru politică externă a Senatului;
b) elaborează materiale de sinteză pentru delegaţiile parlamentare române participante la diverse manifestări internaţionale-conferinţe, simpozioane, sesiuni, mese rotunde, colocvii;
c) elaborează, pentru Comisia pentru politică externă a Senatului, proiecte de declaraţii, mesaje, luări de poziţii în probleme de politică externă;
d) perfectează contactele şi urmăreşte realizarea acţiunilor de relaţii cu comisiile de politică externă ale altor parlamente naţionale;
e) asigură asistenţa permanentă de specialitate pentru Comisia pentru politică externă şi pentru alte comisii ale Senatului;
f) ţine evidenţa poziţiilor, declaraţiilor, mesajelor şi a altor documente adoptate de Parlament, Preşedinţie, Guvern sau alte instituţii guvernamentale şi neguvernamentale, în materie de politică externă;
g) urmăreşte presa internă şi internaţională, selectează articole de interes şi elaborează sinteze periodice în probleme de politică externă;
h) pregăteşte şi predă arhiva curentă a serviciului, potrivit legii.
CAPITOLUL VIII
DIRECŢIA RESURSE UMANE ŞI PAŞAPOARTE
Art.41. – Direcţia resurse umane şi paşapoarte organizează şi asigură aplicarea legislaţiei în domeniul activităţii de personal, salarizare şi paşapoartelor oficiale.
În acest scop, Direcţia resurse umane şi paşapoarte are următoarele atribuţii:
1) întocmeşte Statul de funcţii, în conformitate cu structura organizatorică aprobată prin hotărâre a Senatului, şi-l prezintă spre aprobare, conform prevederilor legale;
2) întocmeşte documentaţia privind încadrarea personalului pe funcţii şi o prezintă, cu acordul şefilor de departamente, spre aprobare Secretarului general;
3) răspunde de organizarea examenelor şi concursurilor pentru încadrarea şi promovarea personalului;
4) întocmeşte evidenţa nominală pe funcţii pentru personalul de execuţie şi personalul de specialitate specifică, în vederea încadrării acestuia conform legii;
5) întocmeşte contractele de muncă pentru angajaţii Senatului;
6) răspunde de întocmirea, completarea, păstrarea şi evidenţa carnetelor de muncă, dosarelor individuale şi documentelor necesare la gestiunea personalului, în conformitate cu prevederile legale;
7) elaborează propuneri referitoare la evoluţia numărului de personal al Senatului, în vederea fundamentării fondului de salarii din proiectul bugetului;
8) aplică, împreună cu Direcţia buget, finanţe şi contabilitate, prevederile legale privind majorarea salariilor;
9) ţine evidenţa perioadelor de vechime în muncă şi în cadrul Senatului, pentru personalul din serviciile Senatului, în vederea acordării sporului de vechime şi stabilitate;
10) întocmeşte documentaţia necesară acordării sporului pentru muncă sistematică peste programul normal de lucru;
11) aplică prevederile legale privind acordarea concediilor de odihnă şi alte concedii ale personalului din cadrul Senatului;
12) creează, actualizează şi gestionează baza de date pentru angajaţii Senatului;
13) întocmeşte lucrările privind evidenţa şi mişcarea personalului;
14) întocmeşte documentaţia necesară privind contractele de colaborare prevăzute în Hotărârile Biroului permanent al Senatului;
15) eliberează şi vizează legitimaţiile de serviciu, permisele de vizitare şi celelalte categorii de legitimaţii pentru personalul Senatului şi colaboratorii externi;
16) asigură respectarea legii privind sancţiunile disciplinare aplicate salariaţilor Senatului;
17) urmăreşte prezenţa la serviciu a personalului din serviciile Senatului şi avizează pontajele întocmite de şefii de departamente;
18) ţine evidenţa orelor suplimentare prestate peste durata normală a timpului de lucru;
19) ţine evidenţa concediilor medicale şi, împreună cu Serviciul salarizare, completează cererile tip privind solicitarea drepturilor de asigurări sociale, altele decât pensiile;
20) asigură datele de personal necesare întocmirii dărilor de seamă statistice privind monitorizarea cheltuielilor de personal;
21) întocmeşte dosarele de pensie pentru senatori şi personalul Senatului care urmează a se pensiona şi le înaintează caselor teritoriale de pensii;
22) eliberează adeverinţele solicitate de senatori şi de personalul din serviciile Senatului;
23) organizează, lunar, permanenţa, în zilele libere şi sărbătorile legale, la cabinetul Secretarului general al Senatului;
24) ţine legătura cu Serviciul de Protecţie şi Pază care asigură paza sediului Senatului şi a celorlalte clădiri ce aparţin Senatului;
25) răspunde de realizarea activităţii de constituire a arhivei curente a direcţiei, potrivit legii;
26) întocmeşte documentaţia necesară obţinerii de paşapoarte oficiale şi vize pentru senatori şi personalul din serviciile Senatului atunci când se deplasează în misiuni oficiale în străinătate, în care sens colaborează cu Direcţia buget finanţe şi contabilitate a Senatului, Direcţia consulară a M.A.E., şi misiunile diplomatice acreditate la Bucureşti;
27) păstrează în gestiune şi garantează integritatea documentelor oficiale încredinţate – paşapoarte, acte de identitate etc., privitoare la deplasarea în străinătate a senatorilor şi personalului Senatului;
28) întocmeşte şi ţine evidenţa deţinătorilor de paşapoarte diplomatice şi de serviciu din cadrul Senatului;
29) întocmeşte baza de date pentru senatori, angajaţi şi coasiguraţii acestora, pe case de asigurări de sănătate, în conformitate cu declaraţia fiscală depusă potrivit legii şi a documentelor justificative prevăzute de legislaţia în domeniu;
30) actualizează şi transmite lunar către casele de asigurări de sănătate listele nominale ale asiguraţilor;
31) transmite către C.M.D.T.A.M.P. şi C.A.S.A.O.P.S.N.A.J. cererile – contract întocmite