Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale a emis un nou ordin prin care stabileste procedura de verificare si omologare de catre Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale (MCSI) a sistemelor informatice
destinate operatiunilor de emitere a facturilor în forma electronica, precum si normele de performanta si securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de persoanele care emit, transmit sau arhiveaza facturi, chitante si bonuri fiscale în forma electronica. (Ordinul nr. 488 din 15 iunie 2009, publicat în Monitorul Oficial nr. 487 din 14 iulie 2009).
Persoana fizica sau juridica poate sa opteze pentru emiterea facturilor în forma electronica, cu conditia garantarii autenticitatii, originii si integritatii continutului acesteia, conform conditiilor prevazute de lege. „Factura în forma electronica este documentul în forma electronica ce caracterizeaza în mod unic si neechivoc schimbul sau vânzarea de bunuri sau servicii, semnat cu semnatura electronica si purtând marca temporala, care contine datele cuprinse în formularul facturii si care este înregistrat pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor”.
Facturile si chitantele în forma electronica emise fara îndeplinirea acestor conditii nu au calitatea de document justificativ, conform legii contabilitatii.
Serviciul de facturare electronica poate fi intern sau externalizat.
Documentatia pentru omologare
Emitentul facturii în forma electronica are obligatia sa foloseasca un sistem informatic omologat de MCSI. În acest sens, acesta va înainta MCSI o cerere scrisa prin care va solicita începerea procedurii de omologare a sistemului informatic.
Aceasta cerere va fi însotita de urmatoarele documente:
a) raportul de audit;
b) descrierea functionala a sistemului informatic;
c) planul de securitate al sistemului informatic;
d) certificari privind securitatea sistemului informatic, acolo unde acestea exista;
e) declaratia pe propria raspundere a auditorului, prin care este exprimata independenta sa fata de emitentul facturii în forma electronica si producatorul sistemului informatic auditat;
f) daca este cazul, descrierea echipamentelor necesare realizarii procesului de conversie, în situatia în care emitentul de drept al facturii în forma electronica are un contract valabil încheiat în baza caruia beneficiaza de servicii de conversie a facturilor emise pe suport hârtie în facturi în forma electronica;
g) dovada achitarii tarifului de omologare.
Cuantumul tarifului de omologare este destul de mare pentru multe firme din România, respectiv 9.000 de lei, si constituie venit propriu al Autoritatii Nationale pentru Reglementare în Comunicatii si Tehnologia Informatiei.
Sursa: Saptamana Financiara