Dreptul UE defineste licitatiile electronice ca fiind un proces repetitiv care implica un dispozitiv electronic de prezentare, in ordine descrescatoare, a noilor preturi si/sau a noilor valori referitoare la anumite elemente ale ofertelor, care intervin dupa o prima evaluare completa a ofertelor, permitand clasificarea lor pe baza unor metode automate de evaluare.
In acord cu Preambulul Directivei nr. 18/2004/CE, tehnicile electronice noi de achizitie sunt in continua dezvoltare, permitand astfel extinderea concurentei si ameliorarea eficientei comenzii publice, in special in ceea ce priveste economia de timp si bani pe care le implica utilizarea lor. Autoritatile contractante pot utiliza tehnici electronice de achizitie, cu conditia ca utilizarea acestora sa fie conforma cu normele stabilite de directiva nr. 18/2004/CE si principiul egalitatii de tratament, principiul nediscriminarii si principiul transparentei.
Pot face obiectul licitatiilor electronice numai elementele care pot fi eva-luate automat, prin mijloace electronice, fara interventia si/sau evaluarea autoritatii (de ex. elementele care sunt cuantificabile astfel incat sa poata fi exprimate in cifre sau in procente). In schimb, acele aspecte din oferte care implica evaluarea unor elemente necuantificabile nu pot face obiectul licitatiilor electronice. Prin urmare, anumite contracte de lucrari si de servicii care implica activitati intelectuale, cum ar fi proiectarea unei lucrari, nu trebuie sa faca obiectul licitatiilor electronice.
Potrivit art. 54 din Directiva nr. 18/2004/CE statele membre trebuie sa prevada posibilitatea autoritatilor contractante de a utiliza licitatii electronice. In procedurile deschise, restranse sau de negociere, autoritatile contractante pot decide ca atribuirea unui contract de achizitii publice sa fie precedata de o licitatie electronica, daca specificatiile contractului pot fi stabilite cu exactitate. In aceleasi conditii, licitatia electronica poate fi utilizata cu ocazia lansarii unei invitatii de participare catre partile la un acord-cadru si cu ocazia lansarii unei invitatii de participare la procedurile de atribuire a contractelor in cadrul sistemului dinamic de achizitie.
Autoritatile contractante care decid sa recurga la o licitatie electronica au obligatia sa mentioneze in mod expres acest lucru in anuntul de participare. Inainte de initierea unei licitatii electronice, autoritatile contractante efectueaza o prima evaluare completa a ofertelor, conform criteriului (criteriilor) de atribuire si ponderilor stabilite, sens in care toti ofertantii care au prezentat oferte acceptabile sunt invitati simultan, pe cale electronica, sa prezinte noi preturi si/sau noi valori. De asemenea, trebuie precizat si faptul ca licitatia electronica se poate desfasura in mai multe etape succesive.
In cursul fiecarei etape a licitatiei electronice, autoritatile contractante au obligatia sa comunice simultan tuturor ofertantilor cel putin informatiile care le permit sa cunoasca in fiecare moment respectivul clasament. De asemenea, autoritatile contractante pot comunica alte informatii privind celelalte preturi sau valori prezentate, cu conditia ca acest lucru sa fie mentionat in caietul de sarcini, si au dreptul sa anunte, in fiecare moment, numarul de participanti la etapa respectiva din licitatie.
Licitatia electronica se inchide de catre autoritatile contractante in cazul in care sunt indeplinite urmatoarele conditii:
a) autoritatea contractanta indica, in invitatia de participare la licitatie, data si ora stabilite in prealabil;
b) daca nu mai primesc alte preturi noi sau alte valori noi care sa corespunda cerintelor privind diferentele minime. In acest caz, autoritatile contractante au obligatia sa precizeze in invitatia de participare la licitatie termenul pe care il vor lasa sa treaca de la primirea ultimei oferte inainte sa inchida licitatia electronica;
c) daca numarul de etape ale licitatiei, stabilit in invitatia de participare, a fost realizat. In aceasta ipoteza, daca autoritatile contractante au decis sa incheie licitatia electronica [daca este cazul in combinatie cu modalitatile prevazute la litera (b)], invitatia de participare la licitatie trebuie sa men-tioneze calendarele fiecarei etape a licitatiei.
In conformitate cu dreptul national, autoritatea contractanta are dreptul de a utiliza licitatia electronica in urmatoarele situatii:
a) ca o etapa finala a licitatiei deschise, a licitatiei restranse, a negocierii cu publicarea prealabila a unui anunt de participare, sau a cererii de oferte, inainte de atribuirea contractului de achizitie publica, si numai daca specificatiile tehnice au fost definite cu precizie in caietul de sarcini;
b) la reluarea competitiei dintre operatorii economici care au semnat un acord-cadru;
c) cu ocazia depunerii ofertelor ferme in vederea atribuirii unui contract de achizitie publica prin utilizarea unui sistem de achizitie dinamic.
Astfel cum rezulta din dispozitiile legale mai sus mentionate, licitatia electronica nu este o procedura propriu-zisa de atribuire a contractului de achizitie publica, ci se afla in raport de dependenta cu celelalte proceduri de sine-statatoare de atribuire a contractului de achizitie publica.
Caracterul relativ al licitatiei electronice, in sensul ca nu are un caracter autonom atrage si consecinte practice in sensul ca un contract de achizitii publice nu poate fi atribuit folosind in mod exclusiv procedura licitatiei electronice. Astfel cum am aratat mai sus, licitatia electronica este o procedura subsidiara si ajuta-toare celorlalte proceduri de atribuire a contractului de achizitie publica.