De ce este necesar contractul de sponsorizare sau de mecenat?Sponsorizarea se face in baza unei intelegeri, denumite “contract”, intre cele doua parti, denumite “sponsor” si “beneficiar”. In contract se vor mentiona, obligatoriu, conform Legii nr. 32/1994, obiectul, valoarea si durata contractului, drepturile si obligatiile partilor.
Spre deosebire de contractul de sponsorizare, care prevede drepturi si obligatii de ambele parti, actul de mecenat nu contine nici o conditie sau obligatie pentru beneficiar; asadar mecenatul este, din punct de vedere juridic, un act unilateral, desi, formal, el trebuie acceptat de beneficiar.
De retinut ca, spre deosebire de contractul de sponsorizare care este un act incheiat prin vointa partilor (“sub semnatura privata”, nefiind deci necesara autentificarea), actul de mecenat trebuie incheiat in fata notarului.
Pentru sponsor sau mecena, intelegerea scrisa este utila intrucat in baza ei aceasta se poate prevala de prevederile din Codul Fiscal care permit deducerea, din calculul profitului impozabil, a cheltuielilor de sponsorizare sau mecenat, in anumite limite (vezi mai sus in ghid).
Pentru beneficiar, contractul de sponsorizare sau actul de mecenat este o dovada scrisa ce poate fi folosita pentru interesul propriu sau in fata autoritatilor fiscale: cu acest act face dovada ca venitul sau bunul in cauza provine din sponsorizare sau mecenat si, deci, ca nu este supus impozitarii nefiind considerat “venit brut”, conform aceluiasi Cod Fiscal (vezi mai sus in ghid).
In Anexa 2 va prezentam un model de astfel de contract de sponsorizare “in bani”.
Capitolul IV. Indrumari pentru obtinerea unei sponsorizari
Pentru inceput sa lamurim clar motivatiile celor doua parti implicate intr-o sponsorizare – el, sponsorul si voi, beneficiarii.
De ce aveti nevoie de o sponsorizare?
1. Va trebuie resurse practic pentru derularea oricarui proiect pe care vi-l propuneti.
2. Numele unui sponsor important inseamna un castig de imagine pentru organizatia voastra.
De ce ar acorda sponsorul o sponsorizare?
1. Din dorinta de a-si imbunatati imaginea publica. A inceput sa se manifeste si in Romania, tot mai mult, un concept care in Occident este cunoscut si aplicat de cateva zeci de ani: responsabilitatea sociala, mai cunoscuta sub numele de responsabilitate sociala corporatista6, intrucat marile firme sunt cele care desfasoara in general strategii coerente si pe termen lung de colaborare cu societatea civila, in interesul general al societatii.
2. Din dorinta sponsorului de a obtine unele avantaje economice directe (Vezi cap II, punctele b, d, f din prezentul ghid).
3. Pentru ca sponsorul rezoneaza la sau simpatizeaza cu activitatea pe care o desfasurati.
De obicei, interesul ambelor parti este o combinatie din aceste motivatii. De aceea, incheierea unui contract de sponsorizare inseamna, in primul rand, un compromis si o intelegere intre cele doua parti.
Cum sa aplicati ?
Asigurati-va ca proiectul este scris si este complet
Inainte de a incepe aplicarea pentru o sponsorizare fiti siguri ca ati scris proiectul, ca acesta este complet, clar si are bine definit publicul-tinta
Alcatuiti sau actualizati o baza de date
Aveti grija sa va construiti din timp o baza de date, actualizata permanent, cu informatii despre firmele si persoanele fizice care acorda sponsorizari ( Exista baze de date online puse la dispozitie de structuri pentru Fundatia pentru Dezvoltarea Societatii Civile www.fdsc.ro, Centrul de Asistenta pentru Organizatii Neguvernamentale Centras www.centras.ro etc. ), baza de date care sa cuprinda pentru fiecare potential sponsor:
– date de contact: adresa, numere de telefon/fax, adresa email, nume de persoane din conducerea executiva si/sau insarcinate cu relatiile publice;
– cateva cuvinte despre domeniul de activitate si domeniile de interes ale sponsorului;
– daca exista deja, dati si exemple de sponsorizari acordate, notati pretentiile sponsorului in ce priveste vizibilitatea sociala a proiectului/evenimentului sponsorizat, gradul de complexitate al activitatii sponsorizate etc.
Scrieti aplicatia de sponsorizare
Aplicatia, numita “cerere de sponsorizare” sau “propunere de sponsorizare” trebuie redactata curat si cursiv. In ea scrieti ce sau cat cereti, ce intentionati sa faceti cu sponsorizarea (un rezumat al proiectului pentru care aveti nevoie de resurse), mentionati date despre istoricul si scopurile organizatiei. Nu uitati sa adaugati CV-ul persoanei care conduce organizatia/proiectul.
Daca aveti un proiect ambitios, care necesita resurse mai importante, e putin probabil sa le puteti obtine de la un singur sponsor. De aceea, in cerere, detaliati pe cat posibil, fara sa exagerati, etapele proiectului si propuneti un deviz de cheltuieli si venituri (daca este cazul), defalcat pe unitati de timp, in asa fel incat potentialul sponsor sa poata identifica exact acea etapa din proiect pe care ar putea-o sprijini.
Daca veti cunoaste indeajuns de bine activitatea potentialului sponsor, veti sti ce va poate oferi acesta mai usor: bani, bunuri sau servicii? E lesne de inteles ca o sponsorizare in produse alimentare are mult mai multe sanse sa fie aprobata de o fabrica de mezeluri decat de o banca, si invers, e mai putin probabil ca fabrica de mezeluri va accepta sa va sponsorizeze cu sume de bani, pe care in schimb ii puteti cere cu succes unei banci sau unei societati de investitii.
Adresati-va sponsorului/sponsorilor
Daca sunteti pregatiti, contactati-i pe potentialii sponsori, cu prioritate pe cei la care credeti ca veti avea mai multe sanse de succes.
Adresati-va, in scris, responsabilului cu relatiile publice, in cazul firmelor mari, sau direct directorului general, pentru firmele mai mici.Daca nu sunteti siguri ca respectiva societate are un interes deosebit in domeniul in care aplicati, “sondati terenul” mai intai, telefonic sau printr-un fax sau email.
Cereti eventual o intrevedere pentru a va explica proiectul si cererea. (Nu vom insista aici pe faptul de la sine inteles ca relatia cu sponsorii trebuie tratata dupa toate cutumele “relatiilor publice”. In definitiv, si aceasta este o negociere sau, daca vreti, o vanzare-cumparare – in care se tranzactioneaza imagine si incredere) Cand ajungeti la discutia cu potentialii sponsori, accentuati avantajele pe care le-ar avea acestia din incheierea parteneriatului cu organizatia voastra.
Prezentati clar potentialului sponsor facilitatile fiscale ce ii sunt acordate prin lege. Vorbiti-i despre promovarea numelui, a marcii sau a imaginii, prin intermediul evenimentului sau programului sponsorizat etc. Nu uitati imaginea: implicarea in “viata cetatii” este intotdeauna o dovada de seriozitate in mediul de afaceri. Explicati sponsorului ca ii puteti deveni in mod indirect “agent de imagine” in fata partenerilor si a opiniei publice.
Sfaturi posibil utile
1. Incepeti din timp procedurile de aplicare pentru sponsorizari. Asigurati-va in acest fel ca aveti destul timp la dispozitie pentru pregatirea campaniei/evenimentului.
2. Unele firme mari, in special corporatiile, au propriile organizatii non-profit care analizeaza proiectele si cererile de sponsorizare. Interesati-va intai si, daca este cazul, adresati aplicatia voastra catre conducerea acestor organizatii. De asemenea, unele dintre companiile mari au politici proprii pentru aplicarea la o sponsorizare
3. Daca un sponsor accepta sa joace un rol important in derularea proiectului, ii puteti acorda acestuia „titlul” de „sponsor principal”, care sa fie evidentiat in cursul intregii campanii, pe insemnele promotionale sau in materialele audio/video, dupa caz.
4. In momentul in care depuneti cererea de sponsorizare e bine sa aveti pregatit un proiect de contract de sponsorizare, daca vi se accepta imediat solicitarea. Firmele mari au de obicei propriile forme de contract.
Pentru alte detalii va rugam sa ne scrieti pe avocat@coltuc.ro
Vizitati si https://www.coltuc.ro
Puneti intrebari GRATUIT pe https://www.coltuc.ro/intrebari