Acest sistem este obligatoriu numai pentru persoanele impozabile inregistrate in scopuri de TVA in Romania conform art. 153 din Codul fiscal, care au sediul activitatii economice in Romania si care au o cifra de afaceri anuala de maximum 2.250.000 de lei (aproximativ 500.000 de euro). Pentru restul persoanelor, aplicarea acestui sistem nu este obligatorie, dar nu este nici optionala.
Cifra de afaceri este constituita din valoarea totala a livrarilor de bunuri si a prestarilor de servicii taxabile si/sau scutite cu drept de deducere, precum si din livrarile de bunuri si prestarile de servicii neimpozabile in Romania, cu locul in afara Romaniei, conform prevederilor din Codul fiscal, de la art. 132 si 133 (de exemplu: livrari de bunuri care sunt instalate in alt stat membru, prestari de servicii de consultanta fiscala catre persoane impozabile, servicii legate de bunuri imobile in cazul in care bunul imobil este situat in afara Romaniei).
Asadar, la calculul cifrei de afaceri pentru aplicarea sistemului TVA la incasare nu se iau in calcul livrarile de bunuri si prestarile de servicii scutite de TVA fara drept de deducere (de exemplu: prestari de servicii de natura financiar-bancara, inchirierea de bunuri imobile pentru care nu s-a optat pentru taxarea operatiunii etc.). Pana la data de 25 octombrie 2012 persoanele impozabile care se califica pentru aplicarea sistemului de TVA la incasare incepand cu 1 ianuarie 2013 (mai exact persoanele care in perioada 1 octombrie 2011 – 30 septembrie 2012 au avut o cifra de afaceri mai mica sau egala cu 2.250.000 de lei) trebuie sa depuna la organele fiscale competente o notificare.
Daca persoanele eligibile pentru aplicarea sistemului de TVA la incasare nu depun aceasta notificare, acestea vor fi inregistrate din oficiu in Registrul persoanelor impozabile care aplica sistemul TVA la incasare. Acest registru va fi public si se va putea gasi pe site-ul ANAF.
De asemenea, acest registru se va dovedi foarte util pentru societati, deoarece va putea face dovada daca la un anumit moment o societate aplica sau nu sistemul TVA la incasare. O alta informare privind aplicarea sistemului TVA la incasare o constituie faptul ca furnizorul va trebui sa inscrie pe factura, mentiunea „TVA la incasare”.
Totusi, in practica, pot aparea situatii in care furnizorii sa inscrie eronat pe factura mentiunea „TVA la incasare”, acestia aplicand sistemul normal de TVA. In aceasta situatie, vor prevala informatiile din Registru.
Pentru contribuabilii care indeplinesc conditiile pentru aplicarea sistemului, exigibilitatea TVA nu se mai stabileste conform regulilor generale (pentru care TVA era exigibila la data faptului generator sau la data facturii/ data la care se incaseaza un avans daca aceste evenimente au loc inainte de faptul generator).
Acestia vor trebui sa plateasca TVA la stat la data incasarii contravalorii totale sau partiale a livrarii de bunuri si a prestarii de servicii. Sistemul se aplica numai pentru operatiunile pentru care incasarea se face prin banca (nu se aplica pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii a caror contravaloare este incasata, partial sau total, cu numerar).
Conform regulilor generale privind exigibilitatea TVA, contribuabilii trebuiau sa plateasca TVA la stat si in situatia in care acest TVA nu era incasat de la beneficiarul bunurilor livrate sau a serviciilor prestate, ceea ce putea genera un cash-flow negativ pentru contribuabilul furnizor sau prestator.
Totusi, pentru contribuabilii care aplica sistemul TVA la incasare, care nu au incasat de la beneficiari contravaloarea livrarilor de bunuri sau a prestarilor de servicii in termen de 90 de zile calendaristice de la data emiterii facturii, exigibilitatea TVA intervine in cea de-a 90-a zi calendaristica de la data emiterii facturii.
Aceeasi regula nu se aplica insa si in ceea ce priveste dreptul de deducere al TVA, contribuabilii avand dreptul la deducerea TVA numai din momentul in care efectueaza plata (prin banca), total sau partial. Prin urmare, contribuabilii care colecteaza TVA beneficiaza de o amanare a obligatiei de plata a TVA de maxim 90 zile, in timp ce, contribuabilii care au dreptul sa deduca TVA isi amana dreptul de deducere pana la plata facturii; daca perioada de incasare depaseste 90 de zile, castigator la finalul zilei este tot Statul.
De asemenea, persoanele cu sediul activitatii economice in Romania, care se vor inregistra in scopuri de TVA in Romania conform art. 153 din Codul fiscal, incepand cu anul 2013, vor fi automat inregistrate cu aplicarea sistemului de TVA la incasare.
Daca cifra e afaceri de 2.250.000 de lei este depasita de catre persoanele care aplica sistemul de TVA la incasare, acestea vor fi scoase din sistem, incepand cu cea de-a treia perioada fiscala (luna sau trimestrul, dupa caz) care urmeaza celei in care plafonul a fost depasit. Pana la sfarsitul perioadei fiscale urmatoare celei in care plafonul a fost depasit persoana respectiva va fi obligata sa aplice sistemul, chiar daca a fost depasit pragul privind cifra de afaceri.