Legea privind contractul colectiv de muncă (Legea nr.130/1996) permite participarea la negocieri doar a sindicatelor reprezentative la nivelul unităţii. Astfel, conform acestei legi (art. 17 alin.1 lit.c), la nivel de unitate sunt reprezentative sindicatele care îndeplinesc urmatoarele condiţii:
- au statut legal de organizaţie sindicală (adică sunt constituite în mod legal)
- au un numar de membri de cel puţin o treime din numărul total al salariaţilor respectivei unităţi.
De asemenea, sunt reprezentative la nivelul unităţii sindicatele legal constituite, care sunt afiliate la o organizaţie sindicală reprezentativă, chiar dacă nu au numarul minim de membri menţionat mai sus. Reprezentativitatea unui sindicat la nivelul unităţii se constată de către judecătoria în a cărei rază teritorială îşi are sediul sindicatul respectiv. Pentru aceasta, reprezentantul sindicatului va depune o cerere de constatare însoţită de actele care dovedesc îndeplinirea condiţiilor de reprezentativitate, cum ar fi: statutul sindicatului înregistrat legal, hotărârea judecătorească prin care s-a acordat personalitatea juridică organizaţiei sindicale, dovada numarului de membri de sindicat (lista nominală de adeziune etc.), dovada numărului de salariaţi în unitate (adresă emisă de conducerea unităţii).
În cazul în care se solicită constatarea reprezentativităţii pe baza afilierii la o altă organizaţie sindicală reprezentativă, nu mai sunt necesare dovezi privind numărul de membri şi numărul de salariaţi, ci se va depune dovada afilierii (o adeverinţă sau adresă emisa de organizaţia la care este afiliat sindicatul, împreună cu hotărârea acesteia de constatare a propriei reprezentativităţi).
Cererea de constatare a reprezentativităţii este scutită de taxe de timbru. Conform art.36 din Legea sindicatelor, reprezentativitatea organizaţiilor sindicale, stabilită în condiţiile legii, este valabilă pentru orice contracte colective de muncă încheiate în termen de 4 ani de la data ramânerii definitive a hotarârii judecatoreşti de constatare a reprezentativităţii.