1. Contribuabilii care obtin venituri din activitati independente sunt obligati, potrivit prevederilor art. 14 alin. (1) din Ordonanta Guvernului nr. 7/2001 privind impozitul pe venit, aprobata cu modificari prin Legea nr. 493/2002, denumita in continuare ordonanta, sa organizeze si sa conduca evidenta
contabila in partida simpla.
2. Obligatia de a organiza si de a conduce evidenta contabila in partida simpla o au si contribuabilii care obtin venituri din activitati agricole, definite potrivit ordonantei, si opteaza pentru determinarea venitului net in sistem real.
3. Contribuabilii care obtin venituri de natura salariala, astfel cum sunt definite la art. 22 si 23 din ordonanta, precum si contribuabilii care desfasoara activitati pentru care venitul net se determina pe baza de norme de venit nu au obligatia sa organizeze si sa conduca evidenta contabila in partida simpla.
II. Organizarea evidentei contabile in partida simpla
A. Dispozitii generale
4. Contribuabilii pot utiliza toate formularele prevazute in prezentele norme metodologice sau numai o parte din acestea, in functie de elementele specifice activitatii desfasurate.
5. Pentru determinarea veniturilor, in functie de natura activitatii, de frecventa incasarilor/platilor sau de felul serviciilor prestate, precum si de alte elemente specifice activitatii desfasurate, contribuabilii pot utiliza si alte formulare cu regim special, care au fost aprobate prin ordine ale ministrului finantelor publice, in baza prevederilor art. 1 alin. (4) din Hotararea Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora.
6. In functie de necesitati contribuabilii pot utiliza si alte formulare stabilite prin Ordinul ministrului finantelor nr. 425/1998 pentru aprobarea Normelor metodologice de intocmire si utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiara si contabila, precum si a modelelor acestora, cu modificarile ulterioare.
7. Contribuabilii vor folosi si alte formulare prevazute in mod expres de acte normative care reglementeaza activitati economice specifice (exploatarea masei lemnoase, prestarile de servicii cu caracter international, jocurile de noroc etc.).
8. In cazul utilizarii modelelor formularelor financiar-contabile comune pe economie, aprobate pentru persoanele juridice, acestea vor fi completate in conformitate cu prezentele norme metodologice. In aceasta situatie elementele referitoare la conturi, debite, credite, semnaturile de aprobare, avizare, precum si alte elemente similare nu se completeaza.
9. In conditiile utilizarii sistemelor informatice financiar-contabile este necesar sa fie respectate Criteriile minimale privind programele informatice utilizate in domeniul financiar-contabil, prevazute de Ordinul ministrului finantelor nr. 425/1998, cu modificarile ulterioare.
10. Contribuabilii pot edita formularele cu regim special cu ajutorul tehnicii de calcul, in conditiile prevazute la art. 2 din Ordinul ministrului finantelor nr. 1.177/1998 privind aplicarea prevederilor art. 1 alin. (4) si (10) paragraful 2 din Hotararea Guvernului nr. 831/1997.
B. Norme generale privind documentele justificative si financiar-contabile
11. Evidenta contabila in partida simpla se va conduce in conformitate cu prezentele norme metodologice.
12. In conformitate cu prevederile legale evidenta contabila in partida simpla se tine in limba romana si in moneda nationala.
13. Orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in evidenta contabila in partida simpla, dobandind astfel calitatea de document justificativ.
14. Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale, prevazute in structura formularelor aprobate:
15. Documentele care stau la baza inregistrarilor in evidenta contabila in partida simpla pot dobandi calitatea de document justificativ numai in cazurile in care furnizeaza toate informatiile prevazute in normele legale in vigoare.
16. Documentele provenite din relatiile de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice pot fi inregistrate in evidenta contabila in partida simpla numai in cazurile in care se face dovada intrarii in patrimoniu a bunurilor respective, prin intocmirea Borderoului de achizitie (cod 14-4-13) sau a Notei de receptie si constatare de diferente (cod 14-3-1/A), dupa caz, si a platii acestora pe baza de Dispozitie de plata-incasare catre casierie (cod 14-4-4).
In cazul in care documentele respective se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baza de norma de venit, pentru a fi inregistrate in evidenta contabila in partida simpla a contribuabililor prevazuti la pct. 1, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii, intocmite in acest scop in conformitate cu reglementarile legale in vigoare, si Dispozitie de plata-incasare catre casierie (cod 14-4-4).
17. Documentele contabile – jurnale, fise etc. – servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in evidenta contabila in partida simpla a operatiunilor consemnate in documentele justificative.
18. Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pix cu pasta, la masina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul, dupa caz.
19. In documentele justificative si in cele contabile nu sunt admise stersaturi sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea.
Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.
Corectarea se face pe toate exemplarele documentului justificativ si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii operatiunii de corectare.
In cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul gresit se anuleaza si ramane in carnetul respectiv (nu se detaseaza), cu exceptia ordinului de deplasare (delegatie), pe baza caruia se primeste sau se restituie diferenta dintre cheltuielile efective de deplasare si avansul acordat.
Contribuabilii au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului: la inceputul activitatii; cel putin o data pe an; la incetarea activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege.
Inventarierea se face in conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finantelor nr. 2.388/1995 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului.
20. Registrul-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b) si Registrul-inventar (cod 14-1-2/a) au regim de inregistrare la organele fiscale. Acestea se numeroteaza, se snuruiesc si se parafeaza inainte de depunerea lor la organele fiscale pentru inregistrare.
Modelele si normele de intocmire si de utilizare ale Registrului-jurnal de incasari si plati si ale Registrului-inventar sunt prezentate la cap. IV