Arhivarea documentelor se va putea face și în format electronic
Începând de anul următor, documentele vor putea fi arhivate atât pe hârtie, cât și pe suport electronic. Conform reglementărilor propuse de Ministerul Finanțelor, documentele financiar-contabile se vor putea păstra pe suporturi tehnice în cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice. Singura condiție este ca ele să poată fi listate în orice moment (de exemplu la cererea organelor de control – n.red).
Tot în ceea ce privește arhivarea, au apărut noi tipuri de documente care se vor păstra timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului în cursul căruia au fost întocmite. Este vorba despre lista zilnică de alimente și borderoul de achiziție.
În plus, dacă până acum, registrele de contabilitate și celelalte documente financiar-contabile trebuiau păstrate doar la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, din 2016, ele vor putea fi păstrate și la sediile sociale ale operatorilor economici.
Reguli mai stricte pentru firmele de arhivare
În noul proiect de ordin a mai fost introdusă și obligația ca „persoanele care arhivează în baza unui contract oneros documentele financiar-contabile ale unei entități să fie autorizate, potrivit legii”. Cu alte cuvinte, acestea trebuie să dețină o autorizație în prestarea de servicii arhivistice.
Documentele care atestă că o persoană este calificată în domeniul arhivistic sunt, potrivit informațiilor de pe site-ul Arhivelor Naționale ale României: diplomele, certificatele sau atestatele eliberate de facultăţile de profil acreditate de Ministerul Învăţământului, prin centrele de formare continuă acreditate de Autoritatea Naţională pentru Calificări, prin centrele de formare continuă postuniversitare ale universităţilor constituite conform Legii Educaţiei Naţionale nr. 1/2011, sau prin Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică.
Ce informații trebuie să conțină actele financiar-contabile
Documentele justificative și documentele contabile (fie ele fișe, registre sau jurnale) nu vor mai avea un conținut minimal obligatoriu, urmând ca din 2016, să fie reglementate numai elementele principale pe care firmele vor trebuie să le completeze în ele.
Astfel, potrivit prevederilor, toate documentele justificative trebuie să cuprindă informații despre:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul; – numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
- menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
- conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
- numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.
În ceea ce privește documentele contabile (registre, jurnale, fișe, note) care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, acestea trebuie să cuprindă următoarele date:
- denumirea entității;
- data întocmirii documentului contabil;
- felul, numărul şi data documentului justificativ;
- sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;
- conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;
- semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.