Obligaţiile asociaţiilor de proprietari, aşa cum au fost stabilite de autorităţile centrale, sunt incluse în Legea nr. 230/2007 şi în Hotărârea Guvernului nr. 1588/2007.
Asociaţiile de proprietari trebuie să organizeze cel puţin o dată pe an, în primul trimestru, oadunare generală a proprietarilor, aşa cum reiese din actele normative amintite. Adunarea generală este alcătuită din toţi proprietarii membri ai asociaţiei.
„Adunarea generală ordinară se convoacă fie de preşedintele asociaţiei de proprietari, fie de comitetul executiv. Pentru situaţii speciale sau de maximă urgenţă, adunările generale extraordinare ale asociaţiei pot fi convocate oricând de către comitetul executiv sau de către cel puţin 20% din numărul proprietarilor membri ai asociaţiei de proprietari”, prevede legea.
În acest sens, proprietarii trebuie să fie anunţaţi, cu minimum şapte zile înainte de data stabilită a adunării generale, prin afişare la loc vizibil sau pe bază de tabel nominal convocator. Totodată, proprietarii trebuie informaţi inclusiv privind ordinea de zi a adunării generale.
„Adunarea generală poate adopta hotărâri, dacă majoritatea proprietarilor membri ai asociaţiei de proprietari (jumătate plus unu) sunt prezenţi personal sau prin reprezentant legal. (…) Hotărârile adunării generale a asociaţiei de proprietari sunt obligatorii şi pentru proprietarii din condominiu care nu au fost prezenţi la adunarea generală, precum şi pentru proprietarii care nu sunt membri ai asociaţiei de proprietari”, scrie în Legea nr. 230/2007.
Atenţie! În cazul neconvocării a cel puţin unei adunări generale pe an, responsabilitatea aparţine membrilor comitetului executiv (inclusiv preşedintelui asociaţiei).
Semestrial, lista veniturilor obţinute de asociaţie din exploatarea proprietăţii comune şi cheltuielile aferente lor se prezintă într-un raport care se afişează la avizier. Aceste venituri aparţin asociaţiei şi alimentează doar fondurile ei speciale pentru reparaţii şi investiţii cu privire la proprietatea comună.
Referitor la obligaţia de organizare şi conducere a propriei contabilităţi, HG nr. 1588/2007 dispune că asociaţiile trebuie s-o facă în partidă dublă sau în partidă simplă, prin opţiune. „Asociaţiile de proprietari organizează şi conduc contabilitatea în conformitate cu reglementările contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial”, este punctat în document.
Astfel, asociaţiile care optează pentru conducerea contabilităţii în partidă simplă trebuie să depună, la compartimentele specializate din cadrul consiliilor locale, situaţia soldurilor elementelor de activ şi pasiv, până la data de 1 martie pentru situaţia existentă la 31 decembrie şi până la data de 1 septembrie pentru situaţia existentă la 30 iunie. În cazul optării pentru conducerea contabilităţii în partidă dublă, trebuie depus bilanţul contabil.
Dacă se optează pentru conducerea contabilităţii în partidă simplă, administratorii pot să cumuleze şi funcţia de contabil, precum şi cea de casier.
Important! Administrarea, întreţinerea, investiţiile şi reparaţiile asupra proprietăţii comune (inclusiv măsurile de îmbunătăţire a confortului termic al clădirii) cad, potrivit legii, în sarcina asociaţiilor de proprietari. Neluarea de către asociaţii a măsurilor necesare pentru repararea şi menţinerea în stare de siguranţă a clădirii şi a instalaţiilor comune aferente poate fi sancţionată cu amendă de la 500 la 3.000 de lei.
Atribuţiile administratorilor, preşedinţilor, cenzorilor şi comitetelor executive
Administratorii de asociaţii trebuie, în principal, să gestioneze bunurile materiale şi fondurile băneşti, să asigure cunoaşterea şi respectarea regulilor cu privire la proprietatea comună şi să gestioneze modul de îndeplinire a obligaţiilor cetăţeneşti ale proprietarilor în raport cu autorităţile publice. De reţinut este că, din martie 2015, administratorii trebuie să informeze trimestrial proprietarii, în scris sau prin e-mail, cu privire la situaţia financiară a asociaţiei.
Din noiembrie 2015, la solicitarea scrisă a proprietarului, preşedintele şi administratorulasociaţiei sunt obligaţi să elibereze adeverinţe cu situaţia cheltuielilor de întreţinere. Aceasta trebuie să fie defalcată pe datoria de bază şi penalităţi şi să includă modul de calcul al penalităţilor.
În ceea ce priveşte comitetele executive (reprezentate de preşedinţii asociaţiilor), acestea trebuie, în principal, să ducă la îndeplinire hotărârile adunării generale şi să urmărească respectarea prevederilor legale, a statutului şi a acordului de asociere ale asociaţiei. Totodată, acestea se ocupă de întocmirea proiectului bugetului de venituri şi cheltuieli, supravegherea situaţiei încasărilor şi plăţilor lunare, completarea la zi a cărţii tehnice a construcţiei şi urmărirea comportării în timp a construcţiei.
În esenţă, preşedinţii reprezintă asociaţia în derularea contractelor şi în relaţiile cu terţii şi îşi asumă obligaţii în numele acesteia. De asemenea, preşedinţii supraveghează şi urmăresc aplicarea hotărârilor adunării generale, respectarea prevederilor statutului şi acordului de asociere şi aplicarea deciziilor comitetului executiv.
Cenzorii sau comisiile de cenzori trebuie să verifice legalitatea actelor şi documentelor, a hotărârilor, deciziilor, regulilor şi regulamentelor, precum şi execuţia bugetului şi gestiunea financiar-contabilă. De asemenea, cel puţin o dată pe an, cenzorilor sau comisiilor de cenzori le revine obligaţia întocmirii şi prezentării de rapoarte asupra activităţii lor şi asupra gestiunii asociaţiei.
Atenţie! Administratorii, preşedinţii, membrii comitetului executiv şi cenzorii care nu-şi îndeplinesc atribuţiile riscă să fie sancţionaţi cu amendă de la 500 la 3.000 de lei.