In M. Of. 216/2012 a fost publicata Hotararea Nr. 7/2012 pentru aprobarea Normelor privind instituirea masurilor de prevenire si combatere a spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism prin intermediul activitatii de consultanta fiscala. Directia de monitorizare, control si competenta profesionala dar si Secretariatul general vor duce la indeplinire prevederile prezentului act normativ.

“Hotararea 7/2012 … ANEXĂ
NORME
privind instituirea măsurilor de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism prin intermediul activităţii de consultanţă fiscală

CAPITOLUL I
Dispoziţii generale

Art. 1
Prezentele norme stabilesc măsuri de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism prin intermediul consultanţilor fiscali şi societăţilor comerciale de consultanţă fiscală, în conformitate cu prevederile art. 8 lit. e) din Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, cu modificările şi completările ulterioare, şi reglementează standardele minime pentru elaborarea de către acestea a normelor de cunoaştere a clientelei, ca parte esenţială a administrării riscului de spălare a banilor şi de finanţare a terorismului, şi aspecte legate de implementarea acestora.

Art. 2
(1) Termenii şi expresiile utilizate în cuprinsul prezentelor norme au semnificaţia prevăzută în Legea nr. 656/2002, cu modificările şi completările ulterioare, în Regulamentul de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 594/2008, cu modificările ulterioare, şi în Ordonanţa Guvernului nr. 71/2001 privind organizarea şi exercitarea activităţii de consultanţă fiscală, aprobată cu modificări prin Legea nr. 198/2002, cu modificările şi completările ulterioare.

(2) În sensul prezentelor norme, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii:

a) C.C.F. – Camera Consultanţilor Fiscali;

b) Legea nr. 656/2002 – Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, cu modificările şi completările ulterioare;

c) Hotărârea Guvernului nr. 594/2008 – Hotărârea Guvernului nr. 594/2008 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, cu modificările ulterioare;

d) Ordonanţa Guvernului nr. 71/2001 – Ordonanţa Guvernului nr. 71/2001 privind organizarea şi exercitarea activităţii de consultanţă fiscală, aprobată cu modificări prin Legea nr. 198/2002, cu modificările şi completările ulterioare;

e) Oficiul – Oficiul Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor.

CAPITOLUL II
Obligaţii ale consultanţilor fiscali şi ale societăţilor comerciale de consultanţă fiscală

SECŢIUNEA 1
Măsuri preventive

Art. 3
(1) În conformitate cu prevederile Legii nr. 656/2002 şi cu dispoziţiile Hotărârii Guvernului nr. 594/2008, acte normative ce transpun pe deplin Directiva 2005/60/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 26 octombrie 2005 privind prevenirea utilizării sistemului financiar în scopul spălării banilor şi finanţării terorismului şi Directiva 2006/70/CE a Comisiei din 1 august 2006 de stabilire a măsurilor de punere în aplicare a Directivei 2005/60/CE a Parlamentului European şi a Consiliului în ceea ce priveşte definiţia „persoanelor expuse politic“ şi criteriile tehnice de aplicare a procedurilor simplificate de precauţie privind clientela, precum şi de exonerare pe motivul unei activităţi financiare desfăşurate în mod ocazional sau la scară foarte limitată, consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală sunt entităţi raportoare, având toate obligaţiile ce decurg din legislaţia de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism.

(2) Interesul legitim al consultanţilor fiscali şi al societăţilor comerciale de consultanţă fiscală este acela de a asigura desfăşurarea normală a activităţilor în care acordă consultanţă clienţilor, în ceea ce priveşte:

a) acordarea de servicii profesionale în domeniul fiscal;

b) acordarea de servicii şi asistenţă de specialitate pentru întocmirea declaraţiilor de impozite şi taxe;

c) asistenţă şi servicii pe probleme de procedură fiscală;

d) asistenţă privind întocmirea documentaţiei pentru exercitarea căilor de atac împotriva titlurilor de creanţă şi a altor acte administrative fiscale;

e) asistenţă privind creanţele bugetului general consolidat, cu respectarea prevederilor legale în vigoare;

f) asistenţă şi reprezentare în faţa organelor fiscale, inclusiv acordarea de asistenţă de specialitate pe parcursul derulării inspecţiei fiscale;

g) realizarea de expertize fiscale la solicitarea organelor judecătoreşti, organelor de cercetare penală, organelor fiscale sau a altor părţi interesate;

h) asistenţă fiscală în cauzele aflate pe rolul unei autorităţi jurisdicţionale.

(3) Societăţile comerciale de consultanţă fiscală au obligaţia, în conformitate cu dispoziţiile Legii nr. 656/2002 şi ale Hotărârii Guvernului nr. 594/2008, să aplice strategii şi politici de cunoaştere a clientelei care să prevină folosirea acestora în scopul spălării banilor sau al finanţării actelor de terorism, de păstrare a evidenţelor, de control intern, de evaluare şi gestionare a riscurilor şi să aplice managementul de conformitate şi comunicare, pentru a preveni şi a împiedica implicarea entităţii reglementate în operaţiuni suspecte de spălare de bani şi de finanţare a actelor de terorism, asigurând instruirea corespunzătoare a angajaţilor.

(4) Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală au obligaţia să identifice, să verifice şi să înregistreze identitatea clienţilor şi a beneficiarilor reali înainte de a iniţia orice relaţie de afaceri sau de a efectua tranzacţii în numele clientului/beneficiarului real.

(5) Societăţile comerciale de consultanţă fiscală sunt obligate să informeze toţi angajaţii asupra politicilor şi procedurilor emise în baza Legii nr. 656/2002.

(6) Societăţile comerciale de consultanţă fiscală au obligaţia de a desemna printr-un act intern una sau mai multe persoane care au responsabilităţi în aplicarea prevederilor referitoare la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism, ale căror nume vor fi comunicate Oficiului împreună cu natura şi limitele responsabilităţilor menţionate. Persoanele desemnate răspund pentru îndeplinirea sarcinilor stabilite în aplicarea Legii nr. 656/2002 şi a prezentelor norme.

(7) Actul intern, respectiv desemnarea persoanei în relaţia cu Oficiul, va fi comunicat direct la sediul Oficiului sau prin intermediul serviciilor poştale, cu confirmare de primire, şi va respecta formularul de desemnare elaborat de Oficiu.

(8) Societăţile comerciale de consultanţă fiscală vor notifica Oficiului orice modificare sau schimbare a persoanei/persoanelor desemnate conform alin. (6), în termen de 30 de zile de la data modificării.

Art. 4
Societăţile comerciale de consultanţă fiscală trebuie să asigure instruirea corespunzătoare a angajaţilor cu privire la prevenirea şi combaterea spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism, prin programe speciale de instruire, la care pot participa şi reprezentanţi din cadrul Oficiului, la solicitarea acestora.

Art. 5
În scopul asigurării desfăşurării activităţii în conformitate cu cerinţele Legii nr. 656/2002, ale Hotărârii Guvernului nr. 594/2008 şi ale prezentelor norme, societăţile comerciale de consultanţă fiscală trebuie să adopte norme interne de cunoaştere a clientelei care să prevină folosirea acestora pentru desfăşurarea unor activităţi ce au ca scop spălarea banilor sau finanţarea actelor de terorism.

Art. 6
Normele de cunoaştere a clientelei trebuie să corespundă naturii, volumului, complexităţii şi întinderii activităţii acesteia şi să fie adaptate la gradul de risc asociat categoriilor de clienţi pentru care aceasta prestează servicii de consultanţă şi la gradul de risc al produselor/serviciilor oferite.

Art. 7
(1) Societăţile comerciale de consultanţă fiscală stabilesc prin normele de cunoaştere a clientelei mecanisme şi măsuri ce trebuie implementate pentru respectarea Legii nr. 656/2002, a Hotărârii Guvernului nr. 594/2008 şi a prezentelor norme.

(2) Normele de cunoaştere a clientelei trebuie să fie aprobate la nivelul organelor de conducere şi supuse revizuirii ori de câte ori este necesar, dar cel puţin anual, şi trebuie să fie cunoscute de întregul personal cu responsabilităţi în domeniul cunoaşterii clientelei, în scopul prevenirii spălării banilor şi a finanţării terorismului.

SECŢIUNEA a 2-a
Păstrarea înregistrărilor şi obligaţiile de raportare

Art. 8
Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală au obligaţia de a păstra o copie de pe documentul de identitate, ca dovadă de identitate, pentru o perioadă de cel puţin 5 ani, începând cu data când se încheie relaţia cu clientul.

Art. 9
(1) Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală au obligaţia de a păstra evidenţele secundare sau operative şi înregistrările tuturor operaţiunilor financiare ce decurg din derularea unei relaţii de afaceri ori a unei tranzacţii ocazionale, cu privire la care acestea au acordat consultanţă, pentru o perioadă de minimum 5 ani de la încheierea relaţiei de afaceri, respectiv de la realizarea tranzacţiei ocazionale, într-o formă corespunzătoare, pentru a putea fi folosite ca mijloace de probă în justiţie, dacă este necesar. Evidenţele trebuie să fie suficiente pentru a permite o reconstituire a tranzacţiei individuale, inclusiv suma şi tipul valutei.

(2) Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală nu au obligaţia de a raporta Oficiului informaţiile pe care le primesc ori pe care le obţin de la unul dintre clienţii lor în cursul acordării de consultanţă cu privire la declanşarea unor proceduri judiciare, potrivit legii, indiferent dacă aceste informaţii au fost primite sau obţinute înainte, în timpul ori după încheierea procedurilor.

(3) Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală au obligaţia de a identifica tranzacţiile sau tipurile de tranzacţii suspecte efectuate în numele clienţilor lor, iar în situaţia în care există suspiciuni că o operaţiune care urmează a fi efectuată are ca scop spălarea banilor sau finanţarea actelor de terorism, acestea vor transmite de îndată Oficiului un raport de tranzacţii suspecte, în forma prevăzută de lege.

(4) Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală au obligaţia de a nu transmite, în afara condiţiilor prevăzute de lege, informaţiile deţinute în legătură cu spălarea banilor şi finanţarea actelor de terorism şi de a nu avertiza clienţii implicaţi sau alte terţe persoane despre faptul că o raportare privind o tranzacţie suspectă ori informaţii aferente acesteia au fost/vor fi înaintate Oficiului.

(5) Societăţile comerciale de consultanţă fiscală au obligaţia de a raporta, prin intermediul persoanei desemnate, în cel mult 10 zile lucrătoare, către Oficiu operaţiunile cu sume în numerar, în lei sau în valută, a căror limită minimă o reprezintă echivalentul în lei a 15.000 euro, indiferent dacă tranzacţia se realizează prin una sau mai multe operaţiuni ce par a avea o legătură între ele.

(6) Consultanţii fiscali au obligaţia de a raporta, în cel mult 10 zile lucrătoare, către C.C.F. operaţiunile cu sume în numerar, în lei sau în valută, a căror limită minimă o reprezintă echivalentul în lei a 15.000 euro, indiferent dacă tranzacţia se realizează prin una sau mai multe operaţiuni ce par a avea o legătură între ele, iar C.C.F. are obligaţia de a transmite Oficiului informaţiile primite, în cel mult 3 zile de la primire. Informaţiile se transmit Oficiului nealterate.

(7) Contractele de confidenţialitate, legislaţia sau prevederile privind secretul profesional nu pot fi invocate pentru a restricţiona capacitatea persoanelor fizice şi juridice care desfăşoară activităţi de consultanţă fiscală de a raporta tranzacţiile suspecte Oficiului.

(8) Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală au obligaţia să utilizeze formularele de raportare elaborate de Oficiu.

SECŢIUNEA a 3-a
Politica de acceptare a clienţilor

Art. 10
(1) Politica de acceptare a clienţilor are în vedere ca consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală să stabilească categoriile de clienţi care urmează să fie expuşi la riscurile de spălare a banilor, precum şi ale finanţării actelor de terorism.

(2) Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală au obligaţia de a cunoaşte setul de bune practici privind cunoaşterea clientelei din punctul de vedere al prevenirii şi combaterii spălării banilor, ce are ca baza principiul „cunoaşte-ţi clientul“, principiu care începe chiar de la iniţierea relaţiei, prin preluarea şi înregistrarea tuturor informaţiilor necesare identificării acestuia, precum şi a altor informaţii suplimentare.

SECŢIUNEA a 4-a
Măsurile standard de cunoaştere a clientelei

Art. 11
(1) Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală au obligaţia ca în desfăşurarea activităţii lor să adopte măsuri adecvate de prevenire a spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism şi, în acest scop, în funcţie de risc, aplică măsuri standard, simplificate sau suplimentare de cunoaştere a clientelei, care să le permită identificarea, după caz, şi a beneficiarului real.

(2) Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală au obligaţia de a revizui măsurile standard de identificare a clientului în momentul în care apar suspiciuni asupra clientului în cursul desfăşurării operaţiunilor şi de a se asigura că acestea sunt aplicate şi în sediile secundare, indiferent unde acestea sunt situate.

Art. 12
(1) Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală sunt obligate să aplice toate măsurile standard de cunoaştere a clientelei în următoarele situaţii:

a) la stabilirea unei relaţii de afaceri;

b) la efectuarea tranzacţiilor ocazionale în valoare de cel puţin 15.000 euro ori echivalent, indiferent dacă tranzacţia se realizează printr-o singură operaţiune sau mai multe operaţiuni care par a avea o legătură între ele;

c) când există suspiciuni că operaţiunea în cauză are drept scop spălarea banilor sau finanţarea actelor de terorism, indiferent de incidenţa prevederilor derogatorii de la obligaţia de a aplica măsurile standard de cunoaştere a clientelei stabilite în prezentele norme şi de valoarea operaţiunii;

d) dacă există îndoieli privind veridicitatea sau pertinenţa informaţiilor de identificare deja deţinute despre client;

e) când suma nu este cunoscută în momentul acceptării tranzacţiei. În această situaţie, persoana obligată să stabilească identitatea clienţilor va proceda la identificarea de îndată a acestora, atunci când este informată despre valoarea tranzacţiei şi când a stabilit că a fost atinsă limita minimă de 15.000 euro.

(2) Măsurile standard de cunoaştere a clientelei se aplică tuturor clienţilor noi, precum şi, cât mai curând posibil, în cazul clienţilor existenţi, în funcţie de risc.

(3) În situaţia în care nu se pot aplica măsurile standard de cunoaştere a clientelei, nu se va iniţia o relaţie de afaceri sau, după caz, se închide relaţia de afaceri şi se semnalează de îndată Oficiului acest aspect.

Art. 13
Masurile standard de cunoaştere a clientelei cuprind:

1. identificarea clientului şi verificarea identităţii acestuia pe bază de documente şi, după caz, de informaţii obţinute din surse de încredere independente;

2. identificarea, dacă este cazul, a beneficiarului real şi verificarea, în funcţie de risc, a identităţii acestuia;

3. obţinerea de informaţii despre scopul şi natura relaţiei de afaceri;

4. monitorizarea continuă a relaţiei de afaceri.

Art. 14
(1) Identificarea clienţilor persoane fizice are în vedere obţinerea cel puţin a datelor de stare civilă menţionate în documentele de identitate prevăzute de lege, cum ar fi:

a) numele şi prenumele şi, după caz, pseudonimul;

b) data şi locul naşterii;

c) codul numeric personal sau, dacă este cazul, un alt element unic de identificare similar;

d) domiciliul şi, dacă este cazul, reşedinţa;

e) numărul de telefon, fax, adresa de poştă electronică, după caz;

f) cetăţenia;

g) ocupaţia şi, după caz, numele angajatorului ori natura activităţii proprii;

h) funcţia publică importantă deţinută, în cazul clienţilor care sunt rezidenţi în străinătate, dacă este cazul;

i) numele beneficiarului real, dacă este cazul.

(2) Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală au obligaţia de a păstra o copie a documentului de identitate al clientului şi de a verifica informaţiile primite de la client, pe baza documentelor primare obţinute de la acesta.

Art. 15
(1) Identificarea clienţilor persoane juridice are în vedere obţinerea cel puţin a datelor menţionate în documentele de înmatriculare prevăzute de lege, precum şi dovada că persoana fizică ce conduce tranzacţia reprezintă legal persoana juridică, respectiv:

1. denumirea;

2. forma juridică;

3. sediul social şi, dacă este cazul, sediul unde se situează centrul de conducere şi de gestiune a activităţii statutare;

4. numărul de telefon, fax, adresa de poştă electronică, după caz;

5. tipul şi natura activităţii desfăşurate;

6. identitatea persoanelor care, potrivit actelor constitutive şi/sau hotărârii organelor statutare, sunt învestite cu competenţa de a conduce şi a reprezenta entitatea, precum şi puterile acestora de angajare a entităţii;

7. numele beneficiarului real, dacă este cazul;

8. identitatea persoanei care acţionează în numele clientului, precum şi informaţii pentru a se stabili că aceasta este autorizată/împuternicită în acest sens.

(2) Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală vor lua măsurile de identificare a persoanelor fizice care intenţionează să acţioneze în numele clientului persoană juridică, potrivit politicilor şi procedurilor referitoare la identificarea persoanelor fizice, şi vor analiza documentele în baza cărora sunt mandatate să acţioneze în numele persoanei juridice.

SECŢIUNEA a 5-a
Măsuri simplificate de cunoaştere a clientelei

Art. 16
Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală pot aplica măsurile simplificate de cunoaştere a clientelei în situaţiile menţionate la art. 12 din Legea nr. 656/2002, precum şi în alte cazuri şi condiţii care prezintă risc scăzut în privinţa spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism, prevăzute de lege sau de reglementările emise în aplicarea legii.

SECŢIUNEA a 6-a
Măsuri suplimentare de cunoaştere a clientelei

Art. 17
(1) Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală sunt obligate să aplice, pe lângă măsurile standard de cunoaştere a clientelei, în funcţie de risc, măsuri suplimentare de cunoaştere a clientelei în toate situaţiile care, prin natura lor, pot prezenta un risc sporit de spălare a banilor sau de finanţare a actelor de terorism.

(2) Consultanţii fiscali şi societăţile comerciale de consultanţă fiscală vor acorda o atenţie sporită relaţiilor de afaceri şi tranzacţiilor cu persoane din jurisdicţii care nu beneficiază de sisteme adecvate de prevenire şi combatere a spălării banilor şi a finanţării actelor de terorism, precum şi tuturor tranzacţiilor complexe, neobişnuit de mari sau care nu se circumscriu tipologiei obişnuite, inclusiv operaţiunilor care nu par să aibă un sens economic, comercial ori legal.

CAPITOLUL III
Dispoziţii finale