Elementele sau atributele de identificare a societăţii comerciale sunt drepturi subiective personale nepatrimoniale a societăţii comerciale, prin care aceaste se individualizează faţă de celelalte persoane juridice şi faţă de persoanele fizice.
Denumirea este un element de identificare obligatoriu, a cărui lipsă conduce la refuzul înmatriculării societăţii, respectiv la imposibilitatea dobândirii personalităţii juridice. Astfel, denumirea societăţii comerciale este grupul de cuvinte stabilit cu această semnificaţie în actele constitutive ale societăţii şi care trebuie să o identifice faţă de alte societăţi comerciale.
Vom întâlni în Legea nr. 31/1990 – legea privind înfiinţarea societarilor comerciale, termenul de „denumire” a societăţii comerciale, iar in Legea nr. 26/1990, privind Registrul Comerţului, termenul de „firmă”.
Deci, noţiunea de „firmă” are un sens mai larg, care se referă nu numai la denumirea societăţilor comerciale, ci şi la numele comercianţilor persoane fizice. Totuşi, pentru societăţile comerciale, se poate spune că termenul de „denumire” este sinonim cu cel de „firmă”, astfel, „firma” constituind un element obligatoriu de identificare si individualizare a comercianţilor.
Firmele tuturor societăţilor comerciale trebuie să îndeplinească, cumulativ, următoarele condiţii:
– să fie disponibilă; Firma este disponibilă atunci când nu aparţine altui comerciant, prin înregistrarea ei anterioară în Registrul Comerţului;
– să fie distinctivă, ceea ce presupune ca firma respectivă să constea într-o denumire specifică, care să nu fie generică sau uzuală, şi nici identică sau similară cu alte firme înregistrate anterior în Registrul Comerţului. De asemenea, nici o firmă nu va putea cuprinde o denumire întrebuinţată de comercianţii din sectorul public.
– să fie licită, întrucât în virtutea principiilor generale nu se poate înregistra o firmă care ar încălca o dispoziţie imperativă a legii privind ordinea publică sau bunele moravuri şi, în general, limitele concurenţei loiale;
– să fie scrisă, în primul rând, în limba română, ceea ce nu înseamnă însă că firmele trebuie să fie scrise în mod obligatoriu în limba română, ci doar în mod prioritar.
Prin Ordinul Ministerului Justiţiei 2594/C/2008 se prevede că <<nu reprezintă elemente de distinctivitate: articularea cuvintelor; inversarea ordinii cuvintelor; dublarea uneia sau mai multora dintre literele ori cifrele care au intrat în componenţa unei firme înregistrate sau rezervate; adăugarea sau eliminarea adverbelor, prepoziţiilor, conjuncţiilor, numerelor, semnelor de punctuaţie având o semnificaţie vagă, precum şi a abrevierilor care nu sunt de natură să schimbe înţelesul denumirii; utilizarea unor cuvinte diferite din punct de vedere semantic, dar identice fonetic; folosirea unor prescurtări ale cuvintelor care intră în componenţa unei firme înregistrate sau rezervate; utilizarea simbolurilor echivalente literelor şi cuvintelor, ca de exemplu @, #, $, % etc.; utilizarea/neutilizarea diacriticelor; adăugarea, eliminarea sau înlocuirea unei părţi din denumirea înregistrată sau rezervată, dacă nu se schimbă înţelesul firmei sau utilizarea cuvintelor „grup”, „holding”, „company”, „trust”, „corn”, „trans” ori altele asemenea; adăugarea cuvântului „România” indiferent de limba în care este redat.
Nu se poate deroga de la respectarea dispoziţiilor de mai sus prin acordul scris dat de comerciantul înregistrat în registrul comerţului pentru utilizarea unei denumiri identice cu o denumire deja utilizată.
Firma nu poate conţine cuvintele „ştiinţific”, „academie”, „academic”, „universitate”, „universitar”, „şcoală”, „şcolar” sau derivatele acestora. Firma care conţine cuvintele „naţional”, „român”, „institut” sau derivatele acestora ori cuvinte sau sintagme caracteristice autorităţilor şi instituţiilor publice centrale ori locale poate fi utilizată numai cu acordul Secretariatului General al Guvernului, respectiv al prefectului.>>
La cerere, Oficiul Registrului Comerţului, verifică la nivel naţional disponibilitatea respectivei denumiri, înainte de întocmirea actelor constitutive sau, după caz, actelor de modificare a firmei. Dacă firma pentru care s-a solicitat verificarea disponibilităţii îndeplineşte condiţiile legii, oficiul Registrului Comerţului eliberează dovada rezervării acesteia, valabilă pentru o perioadă de cel mult 3 luni de la data rezervării ce poate fi prelungită succesiv la cerere, înainte de expirarea acesteia, cu achitarea taxelor şi tarifelor corespunzătoare. .
Efectul rezervării este acela că, în acest interval de timp, de 3 luni, nici o altă nouă societate comercială nu va putea să se înregistreze cu această denumire. La expirarea duratei de valabilitate a dovezii, aceasta nu mai produce efecte, dacă societatea comercială pentru care a fost solicitată nu s-a înmatriculat sau dacă rezervarea denumirii nu a fost prelungită.
Sediul este al doilea element obligatoriu de identificare, care constă în indicarea unui anumit loc stabilit, în condiţiile legii, cu această semnificaţie.
În afara sediului principal, o societate poate avea şi sedii secundare, care însă trebuie să fie înregistrate la Registrul Comerţului.
Emblema este un semn distinctiv sau o denumire care deosebeşte o societate comercială de alte societăţi comerciale. Spre deosebire de denumire, emblema nu este un atribut de identificare obligatoriu, ci numai opţional.
La fel ca şi firma, emblema trebuie să îndeplinească anumite condiţii, comune tuturor societăţilor comerciale:
-să fie disponibilă;
-să fie distinctivă; Orice emblemă va trebui să se deosebească de emblemele înscrise în acelaşi registru al comerţului, pentru acelaşi fel de comerţ, precum şi de emblemele altor comercianţi de pe piaţa unde comerciantul îşi desfăşoară activitatea;
-să fie licită;
-să fie însoţită în mod vizibil de firma comerciantului;
-să fie scrisă, în primul rând, în limba română.
Ca şi în cazul denumirii, Registrul Comerţului eliberează la cerere o dovadă de rezervare a emblemei, cu durată de valabilitate de 3 luni, cu posibilitatea prelungirii.