Modul in care facturile si celelalte documente financiar-contabile pot fi reconstituite este cuprins in Norma metodologica de de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobata prin Ordinul Ministerului Economiei si Finantelor nr. 3512/2008.
Potrivit prevederilor din acest act normativ, orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca acest fapt la cunostinta conducatorului unitatii, in scris, in termen de 24 de ore de la constatare.
Conducatorul unitatii poate fi administratorului unitatii, ordonatorului de credite sau orice alta persoana care are obligatia gestionarii unitatii respective.
In cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, conducatorul unitatii trebuie sa incheie un proces-verbal, care sa cuprinda:
- datele de identificare ale documentului disparut;
- numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului;
- data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv.
Procesul-verbal se semneaza de catre:
- conducatorul unitatii;
- conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;
- persoana responsabila cu pastrarea documentului;
- seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz.
„Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective”, mai stabileste actul normativ citat.
Cum se face reconstituirea documentelor financiar-contabile
„In conditiile in care documentul pierdut a fost intocmit de catre unitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza inregistrarilor in contabilitate”, explica actul normativ citat.
Conform prevederilor legale, reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire, intocmit separat pentru fiecare caz.
Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut. Mai exact, in acest dosar trebuie incluse:
- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;
- dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;
- o copie a documentului reconstituit.
In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta.
In aceasta situatie, unitatea emitenta trebuie sa trimita unitatii solicitante documentul reconstituit, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii.
De asemenea, trebuie sa mai stiti ca toate documentele reconstituite trebuie sa poarte in mod obligatoriu si vizibil mentiunea „DUPLICAT”, cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.
„Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate”, precizeaza Norma metodologica de de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile.
In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal, si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal in dosarul de reconstituire
Cum procedam pentru reconstuirea facturilor
In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat al respectivei facturi.
Duplicatul poate fi:
- o factura noua, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala; sau
- o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.
Ce documente nu pot fi reconstituite
Totusi, este important de mentionat ca nu toate documentele financiar-contabile pot fi reconstituite.
Actul normativ citat arata ca nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate