Cine are obligatia de a infiinta registrul? Ce cuprinde registrul? Cand se efectueaza inregistrarile in registru? Cum si cand se transmite registrul inspectoratului teritorial de munca? Cum se pastreaza registrul? Care sunt
sanctiunile si contraventiile in cazul neindeplinirii obligatiilor privitoare la registrul general de evidenta a salariatilor?
1. Cine are obligatia de a infiinta registrul?
Fiecare angajator are obligatia de a infiinta un registru general de evidenta a salariatilor si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora. Angajatorii care au infiintat sucursale, agentii, reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, carora le-au delegat competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, pot delega acestora si competenta infiintarii registrului.
2. Cine nu are obligatia de a infiinta registrul?
Nu au obligatia de a infiinta registru misiunile diplomatice din Romania, respectiv ambasadele, reprezentantele, consulatele generale si consulatele oficiale.
Important
Reprezentantele din Romania ale persoanelor juridice straine care incheie contracte individuale de munca cu cetatenii romani nu mai sunt exceptate de la obligatia de a infiinta registru. Astfel, pentru perioadele in care contractele individuale de munca incheiate cu cetatenii romani se inregistreaza la inspectoratul teritorial de munca, reprezentantele din Romania ale persoanelor juridice straine au obligatia de intocmi registru.
3. Ce cuprinde registrul?
Registrul se intocmeste in forma electronica. Registrul se completeaza in ordinea angajarii si cuprinde urmatoarele elemente:
a) elementele de identificare a tuturor salariatilor: numele, prenumele, codul numeric personal (CNP);
b) data angajarii;
c) functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii Ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative;
d) tipul contractului individual de munca;
e) data si temeiul incetarii contractului individual de munca.
4. Cand se efectueaza inregistrarile in registru?
Atentie
La angajarea fiecarui salariat, inregistrarile in registru se efectueaza cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul in cauza. Data si temeiul incetarii contractului individual de munca se inregistreaza in registru la data incetarii contractului individual de munca.
5. Cum se transmite registrul inspectoratului teritorial de munca?
Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munca in format electronic, prin utilizarea uneia dintre urmatoarele modalitati:
a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspectiei Muncii;
b) prin e-mail, pe baza de semnatura electronica;
c) prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munca in format electronic, insotit de o adresa de inaintare semnata de angajator.
6. Cand se transmite registrul inspectoratului teritorial de munca?
Angajatorii au obligatia de a transmite registrul in forma electronica la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi au sediul sau domiciliul, dupa caz, cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat. Dupa indeplinirea acestei obligatii, angajatorii vor transmite registrul la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi au sediul sau domiciliul, numai in cazul in care intervin modificari ale elementelor cuprinse in registru. In acest caz, registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munca in termen de 5 zile de la data la care au intervenit modificari ale elementelor din registru.
Important
La angajarea fiecarui salariat, registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munca cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariat. In cazul incetarii contractelor individuale de munca, registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munca la data incetarii acestora.
7. Cum se pastreaza registrul?
Registrul se pastreaza in forma electronica la sediul angajatorului si, dupa caz, la sediul sucursalei, agentiei, reprezentantei sau al altor asemenea unitati fara personalitate juridica. Angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora. Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin:
• actele necesare angajarii;
• contractul individual de munca;
• actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
• orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.
La solicitarea scrisa a salariatului, angajatorul este obligat sa ii elibereze copii, certificate de reprezentantul legal al acestuia sau de persoana imputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul, ale documentelor existente in dosarul personal, ale paginii/paginilor din registrul electronic, care cuprinde/cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal. Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare.
8. Contraventii si sanctiuni
Se sanctioneaza cu amenda de la 2.000 lei la 5.000 lei urmatoarele contraventii savarsite de angajatori, persoane fizice sau juridice:
a) neinfiintarea registrului si/sau netransmiterea acestuia in forma electronica la inspectoratul teritorial de munca in termenele si forma prevazute de lege;
b) refuzul de a pune la dispozitie inspectorului de munca registrul in forma electronica, precum si dosarul personal al salariatilor;
c) necompletarea registrului in conformitate cu legea.
Constituie contraventie neinregistrarea contractelor individuale de munca in registru anterior inceperii activitatii si se sanctioneaza cu amenda de 1.500 lei pentru fiecare contract individual de munca neinregistrat in registru anterior inceperii activitatii, fara ca valoarea cumulata a amenzii, determinata de numarul efectiv de astfel de contracte, sa depaseasca cuantumul de 20.000 lei. Se sanctioneaza cu amenda de la 3.500 lei la 5.000 lei completarea registrului cu date eronate. Contravenientul poate achita pe loc sau in termen de cel mult 48 de ore de la data incheierii procesului-verbal ori, dupa caz, de la data comunicarii acestuia jumatate din minimul amenzii, inspectorul de munca facand mentiune despre aceasta posibilitate in procesul-verbal. Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor se fac de catre inspectorii de munca.
Concluzii
• Avem noi subiecte care au obligatia de a infiinta registrul. Astfel, reprezentantele din Romania ale persoanelor juridice straine au obligatia de intocmi registru pentru perioadele in care contractele individuale de munca incheiate cu cetatenii romani se inregistreaza la inspectoratul teritorial de munca;
• Au fost impuse termene pentru completarea in registru a elementelor obligatorii. Astfel, la angajarea fiecarui salariat, inregistrarile in registru se efectueaza cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul in cauza. De asemenea, in cazul incetarii contractului individual de munca, data si temeiul incetarii contractului individual de munca se inregistreaza in registru la data incetarii acestuia.
• Au fost introduce termene mai scurte pentru transmiterea registrului la inspectoratul teritorial de munca. Astfel, la angajarea fiecarui salariat, registrul nu se mai transmite la inspectoratul teritorial de munca in termen de 5 zile, ci cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariat. De asemenea, nici in cazul incetarii contractelor individuale de munca, registrul nu se mai transmite la inspectoratul teritorial de munca in termen de 5 zile, ci la data incetarii contractului individual de munca.
• Au fost introduse noi contraventii ca urmare a noilor modificari legislative. Astfel, neinregistrarea contractelor individuale de munca in registru anterior inceperii activitatii se sanctioneaza cu amenda de 1.500 lei pentru fiecare contract individual de munca neinregistrat, fara ca valoarea cumulata a amenzii, determinata de numarul efectiv de astfel de contracte, sa depaseasca cuantumul de 20.000 lei. De asemenea, a fost introdusa o contraventie privind completarea registrului cu date eronate, sanctionata cu amenda de la 3.500 lei la 5.000 lei.
Acte normative aplicabile:
HG nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, astfel cum a fost modificata prin HG nr. 37/2010