Ca orice alta formalitate de inregistrare in Registrul Comertului, schimbarea sediului social se poate face direct, la ghiseul Registrului Comertului, sau prin corespondenta.
Conditii legale obligatorii cu privire la sediul social
Indiferent ca vorbim despre prima stabilire a sediului social al unei societati sau despre o schimbare a acestuia pe parcursul functionarii societatii, trebuie stiut ca sediul social al unei societati poate sa functioneze in mod legal numai in mod individual, intr-un spatiu (incapere) distinct(a), delimitat de cel al altor societati.
Potrivit legii, in acelasi imobil pot functiona mai multe societati numai daca imobilul respectiv, prin structura si suprafata lui utila, permite functionarea mai multor societati in incaperi diferite sau in spatii distinct partajate iar numarul societatilor comerciale ce functioneaza intr-un imobil nu poate depasi numarul de incaperi sau spatii distincte obtinute prin partajare.
Documentatia necesara schimbarii de sediu
Pentru schimbarea sediului unei societati intr-o alta locatie din acelasi judet, trebuie depuse la Registrul Comertului urmatoarele documente:
cerere-tip de inregistrare (descarca aici cererea-tip de inregistrare)
declaratie-tip pe proprie raspundere data de administratori/asociati cu privire la indeplinirea conditiilor de functionare a societatii (descarca aici declaratia-tip model 2) sau cu privire la inactivitatea societatii la sediul social (descarca aici declaratia-tip model 1)
hotararea adunarii generale a asociatilor sau decizia asociatului unic prin care s-a aprobat schimbarea sediului
documentul prin care s-a dobandit dreptul de folosinta asupra spatiului pentru noul sediu social, inregistrat la administratia financiara
avizul/acordul vecinilor si al asociatiei de proprietari, in cazul in care noul sediu va fi amplasat intr-un apartament de bloc sau alt imobil colectiv cu regim de locuinta (descarca aici formularul privind avizul/acordul vecinilor si asociatiei de proprietari)
certificatul de inregistrare al societatii si dupa caz, anexa/anexele aferente (in original)
actul constitutiv actualizat
certificatul emis de administratia financiara competenta, care certifica faptul ca pentru imobilul cu destinatie de sediu social nu a fost inregistrat un alt document ce atesta instrainarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil, cu titlu oneros sau gratuit
atentieDe stiut: Acest certificat se obtine prin intermediul oficiului registrului comertului, solicitantul schimbarii sediului netrebuind sa faca niciun demers in acest sens. Cu toate acestea, daca din certificatul astfel emis de administratia financiara rezulta ca sunt inregistrate la organul fiscal alte documente care atesta cedarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil, cu destinatie de sediu social, solicitantul va trebui sa depuna o declaratie pe proprie raspundere in forma autentica prin care sa ateste ca societatea poate functiona intr-o incapere distincta la sediul respectiv.
imputernicire speciala sau avocatiala pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale de schimbare a sediului (daca este cazul)
dovada privind plata taxelor legale (taxa de timbru, taxe de registru, taxa de publicare in Monitorul Oficial)
word count-ul (adica, o anexa care contine numararea electronica a caracterelor din hotararea adunarii asociatilor/decizia asociatului unic care se publica in Monitorul Oficial, in functie de care se va stabili nivelul taxei de publicare); vezi aici instructiunile oficiale despre cum se face word count-ul
Atunci cand schimbarea sediului se face intr-un alt judet, la lista de documente de mai sus se adauga:
cerere de radiere a vechiului sediu
dovada verificarii disponibilitatii si rezervarii firmei si/sau emblemei in noul judet
dovada acordului pentru utilizarea denumirii, daca este cazul
Cum se face dovada dreptului de folosinta a spatiului cu destinatie de sediu social
Dovada spatiului pentru sediu social poate fi facuta la Registrul Comertului prin orice titlu care atesta dreptul de folosinta a respectivului spatiu. Acestea pot fi:
contract de vanzare-cumparare
contract de donatie in forma autentica
extras de carte funciara, in termen de valabilitate la depunere, dar nu mai vechi de 30 de zile
certificat de mostenitor
act notarial de iesire din indiviziune sau de delimitare a proprietatii
hotarare judecatoreasca definitiva privind proprietatea sau folosinta/uzufructul
hotararea judecatoreasca definitiva de iesire din indiviziune
proces-verbal de receptie a constructiei
act de adjudecare a imobilului vandut în cadrul executarii silite
contract de schimb
contract de inchiriere (inregistrat la Administratia Finantelor Publice)
contract de subinchiriere (inregistrat la Administraţia Finantelor Publice)
contract de concesiune
contract de leasing imobiliar (inregistrat la Administratia Finantelor Publice)
contract de comodat (inregistrat la Administratia Finantelor Publice)
contract de uz (inregistrat la Administratia Finantelor Publice),
contract de uzufruct (inregistrat la Administratia Finantelor Publice)
certificat de rol fiscal/rol agricol in termen de valabilitate sau orice alt act juridic care confera dreptul de folosinta, la alegerea solicitantului